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受付を無人化したい

2011/11/24


 会社を訪問したとき、受付で親切丁寧なスタッフが対応してくれると、それだけでその会社に対する印象は良くなる。また、敷地内に社屋が複数あって訪問先がよく分からないときも、受付で丁寧な案内や説明を受けると迷わず訪問先へたどり着くことができる。しかし、厳しい経済状況下では、少しでも人件費を減らしたいのが実状で、受付業務もできることなら無人化したい。そこで、来訪者に不便をかけることなく受付を無人化するには、次のような方法がある。
 【1】 案内用の電話機を設置する
 【2】 無人受付の専用システムを導入する
 【1】は手軽に導入できる方法、【2】はITツールを活用した優れた機能を持つ方法。ここでは、両者の使い勝手について紹介する。

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解決策1

案内用の電話機を設置する

 会社の受付を無人化するもっとも簡単な方法は、内線電話を受付に設置し、そこから来訪者に内線電話をかけてもらい訪問先を呼び出してもらう方法だ。これなら、電話機を1台追加するだけで無人化を実現できる。例えば、人感センサを搭載した電話機を利用すると、来客を検知したときに電話機から「いらっしゃいませ」と音声ガイダンスを流したり、異常を検知したときには、複数の内線電話機と連動しながら大音量と電話機のLEDランプで、不審者を威嚇したりすることもできる。また、電話機のセンサが不審者を検知した場合、事前に登録した電話番号に自動発信してメッセージで危険を知らせることもでき、複数の通報先を登録して、いずれかの相手が応答し操作するまで通報は継続される仕組みになっている。
 さらに、ネットワークカメラと連動できる電話機では、不審者あるいは訪問者の様子を社内から画像で確認できる。この場合、センサ検知時にカメラポジションを検知方向へ切り替えたり、画像を録画保存したり、また携帯電話などから画像を確認したりすることもできる。このほか、電気錠を連動できる電話機を利用すれば席にいながら電話機のボタン操作だけで入口のドアの開錠・施錠を行うことができる。
 電話機を置く場合、来訪者が訪問先の内線番号がわかるように、内線番号の一覧表を電話機のそばに常備しておく必要があるが、これによって組織図が外部にもれてしまうという問題がある。この問題を払拭したい場合には、一律に総務宛てに電話をかけてもらい、そこから内線転送する方法などが考えられる。

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