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社員の勤怠管理を自動化したい

2011/10/27


 勤怠管理といえば、タイムレコーダとタイムカードを思い浮かべる人が未だに多いかも知れないが、従来から使われてきたこの仕組みは、社員数が多くなったり、さまざまなワークスタイルのスタッフが混在して働いていたりする現場では、月末の集計が大変で、タイムカード集めにも一苦労することになる。また、集計ミスが重なったり、労働時間管理の取り扱いに間違った方法が取られていたりすると、労使間トラブルへと発展する可能性が高くなり、企業のイメージダウンを招くことにもなる。そこで、今回は面倒でミスが起こりやすい勤怠管理を少しでも正確かつ効率よく行うための新しい方策を紹介する。

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解決策1

自動で勤務時間をデータ化する仕組みを入れる

 従来のタイムレコーダとタイムカードの組合せというスタイルを維持したまま、勤怠管理の効率化を図りたい企業には、「PC接続式タイムレコーダ」がオススメ。これを導入すれば、「打ち忘れや打ち間違いが多くて、確認に時間がかかる」「タイムカードの計算が間違ってないか?と言われ、倉庫に保管してあるタイムカードを探すのに時間がかかる」「タイムカードから時刻をExcelに転記しているが、面倒で間違いやすい」といった課題を解決できる。
  例えば、タイムレコーダとタイムカード集計ソフト、通信ケーブルなど、必要なものが全部まとめてパッケージ化されている製品を選ぶと、買ったその日からすぐに使えるようになる。こうした製品では、外出が2回ある、雇用形態によって締め日が違うなど、複雑な勤務形態にも対応できる。具体的な機能例を挙げると、打ち忘れは赤で表示し、専用集計ソフトで打ち間違いを簡単に修正、修正箇所は青色で表示することが可能。また、タイムカードの日計算、月計算など、計算プロセスがわかる帳票を印刷できる。もちろん、タイムレコーダで打刻した時刻を専用集計ソフトで簡単にデータ化できるので、間違いやすい転記入力が不要になる。一方、ICカードや携帯電話、スマートフォンを活用したい場合には「勤怠管理システム」がオススメ。勤怠管理システムを利用すると、毎日の出社・退社時刻を、社員証などで導入が進んでいるICカードを使って本人認証してから打刻できるようになる。出張などの場合は、携帯電話やスマートフォン、モバイルPCを使って外出先からでも簡単に打刻できる。管理者はWebブラウザを利用した一括管理が可能になり、勤務実績データをさまざまな給与計算ソフトに取り込むこともできる。このほか、勤怠管理システムをサービスとして利用することもでき、この場合には専用ソフトや専用機器を導入しなくても同じことができるようになる。

勤怠管理システムのイメージ
勤怠管理システムのイメージ

コラム:入退室管理システムとの組合せも可能

 勤怠管理と同時に、会社あるいは部署への入退室管理も同時に実施したい企業には「入退室管理システム」もオススメ。入退室管理システムの中には、勤怠管理システムと連動できる製品が提供されており、この場合にはドアの開錠・施錠時刻が勤怠打刻データとして勤怠管理システムに送信されるので、勤怠集計を行うことができる。またグループウェアと連動させることにより、メンバーの所在をWeb上で確認することもできる。さらに、休日や時間外のドアアクセスをコントロールすることで、無許可の休日出勤や時間外勤務を抑止したりすることも可能になる。


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