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支店や出張所とファイルを共有したい

2011/10/20


 本社と支店の間、あるいは同じ業務に携わるスタッフの間で、同じファイルを参照したり使いたくなったりすることは頻繁に起こるものだ。例えば、新製品の顧客向けプレゼンテーションに関する資料は、本社の企画部や営業部はもちろん、支店や出張所に勤務する営業マンも共有する必要があるファイルの1つ。製品仕様に変更があった場合には、その内容がプレゼンテーション資料にも迅速に反映されるように、開発部門や設計部門、デザイン部門ともファイルを共有できたほうが便利だ。
 このようにみんなで使うファイルについては、メールに添付して一斉に送るという方法があるが、この場合、ファイル内容が更新されるたびに新しいファイルを送らなければならず、送る側、受け取る側両者でその管理が面倒になる。また、更新したファイルを共有し忘れ、重要な情報がメンバーに伝わらないなどの危険性もある。そこで、こうした手間をかけず、同時に重要ファイルが外部に漏れる危険性も最小限に抑えながら、必要な人たちだけの間でファイルを共有するための方策を紹介する。

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解決策1

ファイル共有の仕組みを社内に導入する

 複数のユーザ間でファイルを共有して使えるようにするには、自分のパソコン上にファイルを保存しておくのではなく、複数のユーザから同時アクセスできるネットワーク上のストレージ(データを保存できる場所)に、ファイルを保存しておけばよい。これを実現する仕組みとして、「ファイルサーバ」と「NAS」をオススメする。
  ファイルサーバとは、ネットワーク上でファイルを共有するための専用機器のこと。ファイルサーバはそれほどマシンパワーを必要としないので、ハードウェアに専用のフリーウェアをインストールすることで安価に導入できる。ただし、ファイルサーバの設定や管理を行う技術者は、確保しておく必要がある。
 一方、NAS(ナス:Network Attached Storage)はネットワークに直接接続して使用するデータをためる装置のことで、ファイルサーバよりも手軽に導入することができる。共有フォルダへのアクセス権限の設定も、ユーザ、グループごとに読み込み権限・書き込み権限に分けて細かく設定できる。
 なお、ファイルサーバとNASに対して、データのバックアップ作業を忘れないことを心がけたい。データを1個所に集めて共有するので、そのデータがなくなった時の影響が大きいからだ。ファイルサーバとNASに特化した専用のバックアップ装置も市販されているので、必要に応じて検討したい。

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