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フリーアドレスを実現したい

2011/10/20


 自分の席が決められておらず、空いている席で自由に仕事が始められる"フリーアドレス"制。空いている席を極力減らしてスペースを有効活用できるということはもちろん、普段接点のない人と隣同士になることでオフィス全体の活性化、業務効率の向上につながる制度としても注目を浴びている。でも「明日から自由に座っていいよ!」と言われたら誰だって困るはず。じゃあ、フリーアドレス制を実現するには、一体どんなことが必要なのだろう。実際にフリーアドレス制を進めるためにどんなことに取り組むべきなのか、具体的な方法を紹介しよう。

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解決策1

机の周りにある個人所有の物をなくす

 どこに誰が座ってもいいというフリーアドレス制。これって、裏を返せば「机から個人で管理しているものをなくそう」と言っているようなもの。そこで机の中や周りを見回してみて、普段個人的に管理、使用している物を探してみよう。大概あるのが、電卓や定規などの文房具や、玩具や写真立てのような個人の物。文房具はみんなで共用する棚を用意してまとめておけばいいし、仕事に関係のない玩具などは即持ち帰ろう。申し訳ないが、家族写真は携帯電話の待ち受けで勘弁してもらいたい。

フリーアドレスの例
フリーアドレスの例
資料提供:株式会社 岡村製作所

  それでも、机の中や周りを占拠しているものがある。そう、圧倒的なシェアを占めている書類などの紙だ。まずは、この書類の束を処分することから始めよう。これらの書類、必要ないものはシュレッダで廃棄し、必要な書類は複合機などのスキャナ機能を利用して電子化してしまえば、物理的にスペースが占拠されることもない。ただ、みんなの書類を電子化するのであれば、その電子データを保管する場所は新たに欲しいところ。そこで手軽に保管場所を確保するなら、NAS(Network Attached Storage)と呼ばれるデータをためるために特化した製品を使うと便利だ。ネットワークにつなげただけで、さほど複雑な設定もなくデータの保管場所として活用できるようになる。
  他にも、机の上にはいつも書類作りやお客さんとのメールのやり取りで使っているパソコンがある。この中にも自分が作成した提案書など個人で管理しているものが入っているはずだ。そんな時は、すべての情報をサーバ上で集中的に管理し、目の前に置かれたパソコンには何もデータを残さないシンクライアントと呼ばれる仕組みに置き換えよう。業務に必要なデータやソフトは、使う際にすべてサーバから配布されることになるため、目の前のパソコンは誰が使ってもよくなる。


 最後に残ったのが、お客さんに電話をかけるときに使っている電話機。普通は自分の名刺に書かれた電話番号が目の前の電話機に設定されているので、この電話機もある意味自分のものと言える。この固定の電話機をIP電話機と呼ばれるものに変更し、パソコンのように毎朝電話機にログインすることで、電話機と電話番号を切り離して使うことができるようになる。会議室でこっそり仕事をしたい場合でも、会議室にある電話機にログインすれば、自分宛の電話がすべて会議室の電話にかかってくるようにだってできるのだ。

コラム:"個人ロッカー"を復活させよう

 個人所有のものを極力なくすといっても、ちょっとした書類やノートパソコンなどはどうしても必要になってしまう。そこで多くの企業で導入されているのが、きちんと施錠できる個人ロッカーだ。このロッカーを用意してあげることで、必要なモノが何なのかを考えながら仕事をする習慣が身につき、無駄を極力省こうとする意識が芽生える。その結果、仕事の効率があがることも少なくない。ノートパソコンや書類がある程度保管できるサイズで十分なので、個人専用のロッカーはオフィスの片隅に準備しておきたい。


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