安否を確認するための手立てを知りたい

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安否を確認するための手立てを知りたい

2011/10/06


 「長い休暇の間に強毒性新型インフルエンザの流行が始まった!」「巨大地震が起きて電話や交通が途絶した!」...。そんなときあなたの会社では社員の安否を確認する手立てがあるだろうか?天災・人災・事件などの思わぬ事故により企業が被災した場合でも、取引先などの利害関係者からは、重要事業を中断しないことや、迅速な事業復旧が求められ、その対応いかんによって企業は信用力低下、シェアの低下などにつながる恐れがある。企業は平常時からこうした災害時のリスクに備え、安否確認方法などの災害時事業継続計画を立てておくことが重要だ。今回は、緊急時に効率よく社員の安否を確認できる方法を紹介する。

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解決策1

携帯メールで安否確認するサービスを利用する

 携帯電話と災害と言えば、07年の新潟県中越沖地震の際の携帯電話網停止を思い出す方もおられるだろう。このときは、携帯電話基地局と交換局の間の光ファイバが断線し、多数の基地局が利用できなくなったり、停電によって基地局が機能しなくなったりする事態が起きた。また、東日本大震災では、携帯電話はもちろん、固定電話やインターネットなどの通信障害が過去最大の規模に達し、一時は携帯電話がほぼ全面不通となった。この反省をもとに現在の携帯電話網では伝送経路を増やして問題のある経路を迂回して通信を接続したり、停電時には基地局がバッテリーで運用できるようにしたりと、様々な対策がとられ始めているところだ。
 しかし、一度に多数の人が通話しようとすればつながりにくくなったり、緊急時に企業が多数の社員に通話をしていたのでは時間がかかりすぎるという問題もある。そこでオススメなのが携帯メールだ。
 携帯メールを利用するメリットは、通話に比べて混雑が少なく接続しやすいことと、事業所や部署などの単位であらかじめ登録しておいた社員に一斉に安否確認メールを送信できることだ。返信によって安否を確認することができるので、緊急時に答えやすいように簡単な質問をして「1無事」「2軽傷」「3重傷」などを番号で回答できるように本文を工夫してもよい。しかしこれを手作業で行うとなると相応に手間がかかるし、連絡漏れが生じないとも限らない。そこで事業者が提供している「安否確認サービス」を利用するとよい。
 安否確認サービスは、あらかじめ契約したサービス事業者に緊急連絡や安否確認をしたい社員の携帯メールアドレスと、文面を登録しておき、緊急時に一斉に連絡/確認メールを送信してもらう仕組みだ。そのメールに対する返信はサービス事業者に届き、サービス事業者はそれを契約会社に一覧表などで報告するという流れになる。

  また、緊急連絡や安否確認メールを一斉送信するきっかけは基本的には会社の要求に基づくのだが、契約の仕方によっては、気象庁の発表する地震・津波・台風・天気情報に連動させることもできるので、特定地域での作業を担当する社員へ自動的に警戒をうながすメールを送信するといった用途にも役立てることができる。
 同様の緊急連絡・安否確認機能は、携帯電話やスマートフォンで利用できる「グループウェア」の一機能として用意されている場合がある。この場合は外部のサービス会社を使わず自前のグループウェアを利用することになるため、まずは現状を確認してみよう。

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