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会議の無駄をなくしたい

2011/09/15


 会議に次ぐ会議...いったいいつ自分の仕事をすればいいの?そもそも会議が必要な議題なの?もっと合理的に会議を進められないの?そんな疑問を持つビジネスマンは多いだろう。業務時間の2〜3割が会議時間と言われるほど、日本の会議は多くて長く、無駄がある。会議進行の不手際からくる会議時間の無駄はもちろん、会議にともなうメンバーの移動時間や交通費の無駄、スケジュール管理の無駄、会議室確保費用の無駄、利用するプリント資料の無駄、その廃棄作業とコストの無駄...。そんな無駄を追放して自分の仕事に集中できる時間を増やす仕組みができないものか。今回はこのような課題に沿った解決策を紹介する。

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解決策1

グループ内での必要情報や進捗状況を共有する

 頻繁に開かれる会議の多くは、メンバーへの共有事項の確認や意思決定、進捗状況の確認などのために行われることが多い。グループ内で必要な情報を共有したり、仕事の進捗状況を確認し合ってスケジュールを立て直したり...、顔合わせが必要な会議もあるには違いないが、その多くはパソコン上でのやりとりで十分に替えられるものなのである。
 例えば「プロジェクト管理ツール」を利用してみてはどうだろう。プロジェクト管理ツールは基本的には仕事の進捗を関係者が簡単に把握できるようにするソフトだ。ガントチャートと呼ばれる進捗管理グラフなどを利用して、仕事ごとのスケジュールと進捗状況を時系列で表示する。それぞれの仕事には、メンバーの情報や業務時間の配分などが紐づけられているので、あるメンバーのある仕事が遅れていたら、先に進んでいる別の仕事から助っ人を出してバランスをとるといった工夫が簡単にできる。また掲示板のような情報共有機能もあり、問題/課題と解決策などを関係者全員で把握して今後に備えることも容易だ。このように進捗把握・担当変更・課題管理といった案件がソフト上で解決できるなら、これらを主題にした会議の多くが必要なくなるはずだ。
 プロジェクト管理機能は専用製品が数多く販売されているほか、グループウェア内の1機能として備えられている場合もある。専用製品のほうが、機能豊富で、きめ細かい管理が可能ではあるが、現状使用中のグループウェアのオプション機能として簡単に使用したい場合や、他の機能も同時に利用したい場合にはグループウェアもオススメだ。

プロジェクト管理ツールのガントチャートの例
プロジェクト管理ツールのガントチャートの例
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