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遠隔地同士で会議を実施したい

2011/09/08


 拠点数が多い企業では、全国あるいは海外に散らばっている関係者が集まって会議を開くたびに、多額の出張費がかかり、出張の移動時間も無駄になる。また会議室の確保から、会議に必要なホワイトボード、液晶プロジェクタ、モニタなどの各種機材も必要になる。こうしたムダの解消には、会議自体の見直しによる会議数の削減などを進める必要もあるが、より効果的な解決策として以下のように「遠隔会議システム」を導入する方法がある。
  【1】音声会議システムを導入する
  【2】ビデオ会議システムを導入する
 【1】は、音声だけで複数のスタッフと会議や打合せができれば十分という場合に最適な方法。【2】は相手の顔を見ながら意見交換したい場合の解決策。いずれの場合も、インターネットとPC環境を利用することで、会議資料をPC画面で共有しながら議事を進行できる。

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解決策1

音声だけで会議に参加する

 顔を見ないでも、音声だけで複数のスタッフと会議や打合せができれば十分という場合には「音声会議システム」がオススメ。音声会議システムは、専用の音声会議端末を使って複数の遠隔地との間で同時にコミュニケーションを図ることができるツールで、従来の公衆電話回線を使ったものから、インターネットなどのネットワークを使ったタイプや携帯電話対応タイプなどが提供されている。例えば、IP電話機能を搭載した音声会議システムを利用すれば、各拠点に社内ネットワークへのアクセス手段を導入することで、音声会議をすぐに始めることができる。Webブラウザから会議開催の招集・予約ができ、多地点からの同時接続も簡単に行える。また、端末の使用状況や使用実績も把握できるので、音声会議の利用状況を分析することも可能だ。
 また、初期導入コストを抑えたい場合には、誰もが簡単に扱える「電話」を使った「電話会議サービス」がオススメ。これは1度に3台以上の電話で同時に通話ができるようにしてくれるサービスで、会社や自宅で現在利用中の電話機、回線をそのまま使うことが可能だ。従って、電話が使える場所であれば出張先のホテル、携帯電話、公衆電話からでも会議に参加することができる。また、このサービスを提供する通信事業者が国内外に持つアクセスポイントを利用することで、国内はもとより世界の主要都市からも手軽かつ低コストで電話会議に参加できる。
 会議への参加方法も複数用意されており、各参加者が、自分でアクセスポイントに電話して参加する方法や、ホストとして参加している電話機から、ダイヤル操作によって参加者を呼び出す方法などがある。

コラム:チャットでも実現できる遠隔会議

 会議に参加する人たちが、キーボードの文字入力に慣れている人ばかりなら、複数の人たちの間で同時にメッセージ交換し合うことができる「チャット」を利用して会議を行うことも可能だ。文字を使ったメッセージ交換ならメールやメーリングリストがあるが、チャットはこれらのツールとは異なり、リアルタイムでメッセージ交換できる。
 チャットを利用するには、PCとインターネット回線、それに無料のインスタントメッセンジャーソフト(マイクロソフトのWindows Live メッセンジャーや、Skypeのインスタントメッセージ機能など)を用意すればいい。
 ただし、インスタントメッセンジャーソフトを利用するに当たっては、セキュリティに十分注意する必要がある。インスタントメッセンジャーソフト自体に脆弱性があったり、この仕組みやソフトを攻撃対象にしたコンピュータウイルスなどが発生したりしているからだ。このほか、チャットの場合、発言の文字入力が間に合わずに話が先に進んでしまうといった事態もよく起こることから、重要会議には向かない。気軽に行う打合せなどに向いている。


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