交通費や経費など立替精算を効率的に行いたい

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交通費や経費など立替精算を効率的に行いたい

2011/09/08


 月末になると、交通費や交際費などの経費精算に追われる社員は多いはず。特に外回りや接待などの多い営業部門やサービス部門では、その集計の手間が大変で、それだけで半日以上費やしてしまうことも少なくない。また、国内出張あるいは海外出張が頻繁にある社員の場合、交通費だけでなく、宿泊費などの出張に要した実費の精算から各種手当の計算、仮払申請まで、出張申請と出張精算の両方で多くの時間を割かなければならず、経費精算が本来の業務を阻害している場合もある。そこで、今回は交通費などの経費精算の効率化を実現するための方策を紹介する。

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解決策1

「法人クレジットカード」を活用する

 社員の経費精算の手間を省く最も簡単な方法は「法人クレジットカード」を社員に持たせることだ。法人クレジットカードは引き落とし口座に「法人名義口座」を指定したカードのことで、月単位でのカードの利用明細データを専用サイトから入手できる。この場合、利用日・利用金額・利用カードなどを数値データとしてダウンロードすることができるので、そのまま経理データとして活用できる。
 社員は交際費や出張費などの経費を法人クレジットカードで精算できるようになり、急な出張や接待の時にも、仮払い・立替払いの必要がなくなる。もちろん、面倒な精算業務も必要なくなるので、業務の効率化につながる。
 ただし、個人クレジットカードを作る場合とは異なる審査基準があるので、どこの会社でも法人クレジットカードを作ることができるとは限らない。例えば、過去2年の確定申告内容などがチェックされ、赤字経営が続いているような場合には審査をパスできない。また、大企業の場合にはカードの年会費もかなりの金額になるのでカード会社ごとに必ず確認すること。

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