社員同士の意見が飛び交うオフィスにしたい

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社員同士の意見が飛び交うオフィスにしたい

2011/08/25


 オフィスにおけるIT化が進み、ペーパーレス化などが実現されるようになってくると、稟議書や経理伝票などの処理からプロジェクト進行まで、あらゆる業務が自席PC上で解決できるようになり、業務について上司や同僚と会話する機会が、以前よりもどうしても減ってきてしまう。ペーパーレス化以前の環境なら、伝票1枚の取り扱いでも上司と直接会話しなければならなかったが、そのおかげで違う案件についても適切なアドバイスをもらえたりもした。このようにコミュニケーションが活発化することで、思わぬ広がりをみせ、新しい発見や気づきを得られることが多い。
 そこで、今回はオフィスの静けさはそのままに、社員同士が活発に意見を交換し合う職場を復活させるための方策を紹介する。

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解決策1

業務活動を把握しあえる仕組みを導入する

 社内を活発化させるためには、まずお互いの業務内容を知る必要がある。誰がどのような業務を担っているのかを把握したうえで質問や会話をしたほうが、はるかに内容に広がりをみせやすいからだ。そのためには「グループウェア」が有効。これは企業内やチーム内でコミュニケーションを円滑化するために、スケジュールや会議資料などの様々な情報をメンバー間で共有するための製品のことだ。グループウェアの「スケジュール」機能を使えば、個人の予定だけではなく、メンバーの予定や会社行事まで、すべての業務日程をメンバーで共有できるようになる。そのため同僚たちとの時間調整が容易になり、コミュニケーションを図りやすくなる。また、スケジュールの「フォロー」機能を利用すると、会議資料の準備などの事前確認を円滑に行うことができ、会議資料を事前に共有することで、会議での意見交換を活発化させることができる。

グループウェアのスケジュール機能の例
グループウェアのスケジュール機能の例
資料提供:株式会社ネオジャパン

 他にも、同僚たちの業務報告書や企画書、各種報告書にも、お互いが目を通すことができれば、意見交換の幅が広がるはず。それには「文書管理ツール」がオススメ。これは、作成された各種文書を文書名や登録者名、キーワード等で簡単に見つけ出して閲覧することができるので、お互いの業務内容を理解し合うことができ、適切なアドバイスやコメントがもらえるようになる。

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