無駄な印刷を減らしてコストを削減したい

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無駄な印刷を減らしてコストを削減したい

2011/08/18


 オフィスでは、見積書や請求書、顧客に紹介するプレゼンテーション(以下プレゼン)用資料はもちろん、外部とやり取りするメール文などいろんなモノが毎日パソコン上で作られている。これらの情報を条件反射的に「とりあえず印刷して確認しよう」と考える人は意外と少なくない。実は、紙やトナーはもちろん、紙をまとめるバインダーや保管しておく棚スペースなど、紙を印刷するだけでいろんなコストがかかってしまう。これってかなり無駄なこと。でも逆に考えれば、無駄な印刷を減らせれば、その分お金を浮かすことができるということなのだ。そこで、少しでも無駄な印刷を減らして無駄遣いを控えさせる、具体的なやり方を紹介しよう。

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解決策1

文書やWebページを印刷できないようにする

 印刷するものといえば、例えばワープロソフト(Wordなど)や表計算ソフト(Excelなど)、プレゼンテーション用ソフト(PowerPointなど)で作られたデータはもちろん、新規のアポで迷わないよう"念のため"に印刷する地図や乗換案内などのWebページ、顧客の役職や電話番号などの情報が確認しやすいメール本文など、いろんなものがある。それぞれ強制的に印刷できないようにするための方法を検討してみることから始めよう。

 まず、ワープロソフトや表計算ソフトなどで作られた情報=文書は、まとめて管理できるソフトに登録しよう。実は、登録するときに「印刷不可」などの制限を文書そのものにつけられるソフトがある。本来は、社員の電話番号帳やメールアドレス一覧など、外部に漏れては困る情報を安全に守るためにある機能だが、この機能を応用すれば無駄な印刷を減らすことができるようになる。このソフトは一般的に「文書管理ツール」と呼ばれ、文書の登録から閲覧、検索など、情報共有するためのいろんな機能を持っている。
 また、文書管理ツールを用いなくとも、PDF変換ツールなどを用いれば同じように印刷させないようにできる。印刷しようにも印刷機能が選択できなくなったりするので、強制力は折り紙つきだ。

 次に、ちょっとした調べものに便利なWebページだが、このWebページを印刷させないようにするにはちょっと骨が折れる。自社で作ったWebページであれば、表示形式をコントロールするスタイルシート上で印刷制限をかけることができるので、Webサイトの管理者やデザイン会社にお願いしてみよう。また、メール本文の印刷制限に関しても同様に難しいので、次に紹介するやり方で、少しでも無駄な印刷を減らせるようがんばってみよう。

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