FAX送受信時のプリントアウトを削減したい

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FAX送受信時のプリントアウトを削減したい

2011/08/04


 オフィスの経費削減が大きな課題となっている昨今、業務の効率化やコスト削減の見直しなどを背景に、FAXのプリントアウト枚数をもっと削減したいという要望が高まっている。例えば、FAXを送信する場合、パソコンで作った原稿と送付状を一度紙に印刷してから、それをFAX送信していないだろうか。また、FAXを受信する場合、一度目を通せば済む内容なのに、わざわざ紙にプリントアウトしていないだろうか。これは、明らかに紙の無駄使いである。一般的なオフィスのFAX文書のうち、長期保存を必要とする情報は全体の2割程度に過ぎないと言われており、残りの8割近くは短期保存で構わない情報ばかりだという。そこで今回は、FAXを利用する上でプリントアウトを削減するための方策を紹介しよう。

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解決策1

複合機に搭載されているオプション機能を使う

 複合機(コピー、プリンタ、FAX、スキャナなどの機能がまとめて1台で利用できる事務機器のこと)の中には、FAX送受信にかかる印刷コストを大幅に低減できる「ペーパーレスFAX機能」がサポートされている製品があるので、自分のオフィスに複合機が設置されている場合には、こうした機能の有無を確認し、利用できる場合にはこれを積極的に有効活用しよう。ペーパーレスFAX機能を利用するには、まずパソコンと複合機がネットワークで接続されていることを確認する。接続されていれば、パソコンから原稿を複合機に転送して、そこからFAX送信することができる。これなら、わざわざ原稿を紙に印刷してFAXにセットしないで済む。

図1 ペーパーレスFAX機能
図1 ペーパーレスFAX機能
資料提供:富士ゼロックス株式会社

一方、FAXを受信する場合も、ペーパーレスFAX機能を搭載した複合機なら、受信と同時に紙に印刷するのではなく、複合機本体のハードディスクに保存するように設定できる。そして、パソコンから複合機本体のハードディスクに保存されている受信文書を確認したり、自分のパソコンに転送したりすることが可能だ。紙に印刷しないとFAXを受信したことに気づかない場合もあるので、FAXを受信したことを通知してくれる機能もサポートされている。さらに、大勢のスタッフで1台の複合機を共有しているときでも混乱しないように、FAXの送信元あるいは宛先によって、受信したFAXを自動的に分類・整理して保存したり、別の機器に転送したりすることも可能だ。これらの機能を活用することで、必要な場合のみプリントアウトするといった対応が可能になる。もちろん複合機の操作画面上にもFAX受信内容が表示されるので、必要な分だけをその場でプリントアウトすることもできる。このほか、FAXで受信した文書をパソコン上で編集したり、関係者の間で文書を共有したりすることも可能になるので、業務の効率アップも期待できる。

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