プロジェクト内で効率的な情報共有を図りたい

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プロジェクト内で効率的な情報共有を図りたい

2011/06/20


 会社の部署や事業部などの縦割り組織の中で完結するとは限らないのが「プロジェクト」の特徴だ。他部署の関係者が参加したり、パートナー企業からの出向者との共同作業も必要になることが多々ある。関係者が、部署や企業を超えて広い範囲で分業するようになると、個々人の進捗状況や業務上蓄積されたノウハウ、関係者間のやりとりなどが見えづらくなるので、プロジェクトの進行遅れや重大なモレが生じる可能性があり、そうならないためにもプロジェクト内で情報共有をする必要がある。
 ここでは共有すべき情報を、進捗管理のための情報、報告書や議事録、設計書類などの文書やデータ、そして個々人のもつ経験や知識(ナレッジ)の3種類に分類し、どうすればこれらを効率的に共有できるのかを紹介する。

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解決策1

進捗管理のための情報を共有する

 プロジェクトで最も大事なのが「いつまでに何が終わったのか」「いつまでに何を終わらせるのか」の情報だ。品質を担保しながら、予算の範囲内で決められた納期までに完成させるために、プロジェクトの進捗を絶えず監視し、問題があればすぐに修正できる体制がなければならない。そのためにはプロジェクトマネージャが中心になって、全体スケジュールや予算、納期や個々人のタスクを設計するが、そこで適しているのが「プロジェクト管理ソフト」だ。このツール上でプロジェクトマネージャが引いたスケジュールやタスクを、メンバー内で共有し、メンバーはその設計に基づいて作業を進め、進捗状況を入力フォーマットに書き込む。プロジェクトマネージャはプロジェクト全体の進行状況をガントチャート等で把握しながらスムーズなプロジェクト進行を促す。どのような課題が残っていて、誰が遅れているのか?といった状態がプロジェクトマネージャだけでなく、メンバー間でも共有できるので、お互いに助け合うこともできる。
 プロジェクト管理機能は一般オフィスで使われるグループウェアでも簡易的な機能が提供されている場合がある。小規模で進捗管理をメインにした管理手法であれば、グループウェアでも十分に利用することができる。

図1 プロジェクト管理ソフトの画面例
図1 プロジェクト管理ソフトの画面例
資料提供:株式会社NTTデータイントラマート
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