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ファイリング業務を効率化したい

2011/06/20


 見積書、発注書、請求書などの経理伝票に始まり、企画書、報告書、製品カタログに至るまで、いつもオフィスには紙の書類がいっぱい。きちんと整理してファイリングしておかないと、どこに何を保管したのかわからなくなり、業務に支障をきたすことも。また、ファイリング業務が担当者の聖域となってしまい、担当者がいなければ誰も必要書類を探し出せないというケースにも陥りがちだ。
 そこで、今回は使い勝手の良さを追求しながら、ファイリング業務にかかる手間ヒマを劇的にカットするための方策を紹介しよう。

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解決策1

ファイリングすべき書類を整理する

 自宅の冷蔵庫の中に、とっくに賞味期限が切れた食品を入れっぱなし...と言う読者は意外と多いはず。大抵の会社の書庫やファイルキャビネットも、似たような状況といえる。「とにかく取っておけば安心」という気持ちから、何もかもとりあえずファイリングして保管し続けた結果、食べられない食品が場所を塞いでいる自宅の冷蔵庫と同じ状況に、知らず知らずのうちになってしまう。
 そこで、いま一度、書類の棚卸作業から取りかかろう。このとき、どの書類を、何の目的で、いつまで保管しておくのか、社内で統一ルールを作ってから作業をはじめるようにすると、不要な書類が見つけやすくなる。
 また、すでに統一ルールがあるという場合でも、長年にわたり基準の見直しを行っていない場合には、状況が変わって今では不要になった書類もあるかもしれないので、現状にあったファイリングのルールを決めなおそう。さらに、特定の人しかファイリング業務ができないという実態があれば、その業務手順を見直すことも重要だ。

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