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滞らない承認フローを作りたい

2011/06/20


 客先に出す見積書の許可や今月の交通費精算の申請など、上司の承認手続きが必要な業務は多い。でも、そんな時に限って上司が長期の出張で承認がもらえず自身の業務も滞ってしまう...そんな経験はないだろうか。ここでは書類の申請から承認までのフローを簡素化して業務の停滞を防ぎ、いつでもどこからでも承認作業ができる仕組みを紹介しよう。

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解決策1

申請書類を電子化して、承認作業を効率化する

 客先に出す見積書に対する上司の捺印はもちろん、有給を取得するときや各種手当の申請など会社には様々な申請手続きがある。この申請のための書類がデータでなく紙でしか準備されていない場合、必要事項をすべて手書きで書きあげるだけでもひと苦労だ。申請するための書類作りが面倒で、月末にまとめて書き上げてしまおうと考える人だっているはず。しかし、上司のほうからすると申請書類が一気にくることで、承認作業にうんざりして作業が遅くなることだってあるだろう。

 そこで、まずは申請書類の電子化を行い、紙による承認フローを止めることから始めたい。申請書類などの帳票を作るなら、Excelなどでも十分作ることができるが、入力する内容によってはフォーマットが崩れてしまうこともある。もっと汎用的に作るなら帳票作成を専門に行えるソフトを利用してみよう。PCで申請書類が入力できるようになれば、手書きよりも入力作業がはかどるはずだ。

 また、作った申請書類をメールに添付して上司に送ってもいいが、毎日膨大な数のメールが届く今の状況では、それだけでは承認し忘れることだって考えられる。そこで、作った申請書類を日々のスケジュール管理や情報共有に利用しているグループウェアなどのワークフロー機能を利用して上司に申請依頼を行うようにしよう。グループウェアでは、本人のPCの画面上に承認を求めるタスクが一覧で表示されるため、今どの申請書類が承認待ちなのかが一目瞭然でわかるようになる。承認忘れも防ぐことができるし、社内にいなくても承認が行えるようになる。

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