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お問い合わせセンタを設置したい

2011/06/20


 インターネットでプロモーションを行ったり、新製品を発売したりすると増える顧客からの問い合わせ。問い合わせが増えることはとてもいいことだが、あまり数が多すぎると電話応対だけで時間がとられてしまい、日々の業務に支障をきたすことも。そんな時に備えて、製品に関する質問やクレームなどを受け付けるお問い合わせセンタなどの対応窓口はぜひ作っておきたいところだ。そこで、顧客からの問い合わせを一元的に受け付ける機能を持つ問い合わせセンタの設置方法を紹介しよう。

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解決策1

簡易な問い合わせセンタを準備する

 毎日仕事をしていると、日に何件か商品についての問い合わせやクレームの電話などが入る場合がある。件数が少なければ仕事への影響も少ないが、自社の商品がテレビで紹介されたりすると、急に問い合わせが増えるものだ。そんな時にあったら便利なのが、受付窓口となってくれる問い合わせセンタだ。

 問い合わせセンタを設置するといっても、物理的にオフィスを別に用意して窓口を作る必要はない。簡単に設置するなら、問い合わせ窓口専用の電話番号やメールアドレスを用意し、そこを問い合わせ窓口にすればいい。そうすれば、日々業務に追われている担当者の手を煩わせることもない。

 電話番号なら、問い合わせ専用の電話番号としてよく利用される着信課金のフリーダイヤル(0120)が便利だ。通話料着信払いのサービスなら、問い合わせる人も気軽に連絡できるようになる。また、メールアドレスなら「support@×××.co.jp」のような問い合わせ専用のメールアドレスを用意しよう。これは、メールを管理しているサーバ管理者などに新たなメールアドレスを用意してもらえばいい。ただ、問い合わせ窓口に専任の人をきちんと配置しておかないと、メールで問い合わせが入っても誰も返信しなかったり、電話で問い合わせがあっても折り返しの連絡を忘れたりしてしまうこともあり得る。手軽に設定できる窓口だけに、きちんと担当者を決めておきたい。

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