契約書などの大事な書類をうまく管理したい

　まずは、これまで紙の状態で整理・保管してきた書類を電子化することを考えてみよう。現在では、財務関連書類をはじめ法的に保管が義務づけられている書類も、電子化された状態での保管が法律で認められているので、紙の状態でなければならない書類の数は少ないはず。
　ほとんどのオフィスにある複合機のスキャナを使えば、紙の書類を読み込んでそのままデジタルデータに変換（電子化）できる。読み取ったデータは、ハードディスクに適切なフォルダを作って整理・分類して保管しておけばよい。しかし、書類が大量にある場合は、フォルダとファイル名だけを手がかりに検索する方法では、手間がかかるだけでなく、整理・保管にも限界がある。
　そこで、キーワードや日付、作成部署、書類の種類などの様々な情報を電子化した書類に関連付けしておき、条件検索によって必要な書類を呼び出して再利用できる「文書管理ツール」が便利だ。文書管理ツールを使って書類を整理・保管しておけば、例えば「○○社あての請求書で△年○月〜×月までのもの」などといった条件を指定すれば、該当する書類がパソコンの前にいながらにしてすべて引き出せるので、紙の書類を綴じこんだバインダを何冊もひっくり返すよりもずっと簡単だ。
　文書管理ツールの多くは複合機と一緒に使うことでさらに便利になるので、複合機のオプションとして販売されている製品もある。複合機そのものに文書管理機能を持つものもあり、簡易的な文書管理システムなら新たにソフトを導入しなくてもいいかもしれないので、オフィスの複合機を一度確認してみよう。パソコンで操作をしなくても、複合機の画面をみながら必要な書類をすばやく探しだし、簡単な操作で印刷や送信などを行うことができる製品もある。

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