契約書などの大事な書類をうまく管理したい

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契約書などの大事な書類をうまく管理したい

2011/06/20


 必要なときに限って必要なものが見つからない・・・そんなことがよくあるように、整理整頓はけっこう難しい。個人レベルでもそうなのだから、会社の業務の中で日々発生しては蓄積されていく無数の書類を管理するのは大変だ。大量の書類の中から必要なものを選び出すのも一苦労、誰もがわかるように整理・保管するにはノウハウが必要だ。まして改ざんや紛失が許されない財務書類や契約書などの管理には、別の苦労がある。そこで書類の電子化と、ITによる管理を考えてみては?保管スペースの節約と、整理・保管の省力化にきっと役立つはずだ。

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解決策1

紙の書類をデータ化する

 まずは、これまで紙の状態で整理・保管してきた書類を電子化することを考えてみよう。現在では、財務関連書類をはじめ法的に保管が義務づけられている書類も、電子化された状態での保管が法律で認められているので、紙の状態でなければならない書類の数は少ないはず。
 ほとんどのオフィスにある複合機のスキャナを使えば、紙の書類を読み込んでそのままデジタルデータに変換(電子化)できる。読み取ったデータは、ハードディスクに適切なフォルダを作って整理・分類して保管しておけばよい。しかし、書類が大量にある場合は、フォルダとファイル名だけを手がかりに検索する方法では、手間がかかるだけでなく、整理・保管にも限界がある。
 そこで、キーワードや日付、作成部署、書類の種類などの様々な情報を電子化した書類に関連付けしておき、条件検索によって必要な書類を呼び出して再利用できる「文書管理ツール」が便利だ。文書管理ツールを使って書類を整理・保管しておけば、例えば「○○社あての請求書で△年○月〜×月までのもの」などといった条件を指定すれば、該当する書類がパソコンの前にいながらにしてすべて引き出せるので、紙の書類を綴じこんだバインダを何冊もひっくり返すよりもずっと簡単だ。
 文書管理ツールの多くは複合機と一緒に使うことでさらに便利になるので、複合機のオプションとして販売されている製品もある。複合機そのものに文書管理機能を持つものもあり、簡易的な文書管理システムなら新たにソフトを導入しなくてもいいかもしれないので、オフィスの複合機を一度確認してみよう。パソコンで操作をしなくても、複合機の画面をみながら必要な書類をすばやく探しだし、簡単な操作で印刷や送信などを行うことができる製品もある。

図1:複合機と文書管理システムのイメージ
図1:複合機と文書管理システムのイメージ
資料提供:株式会社沖電気カスタマアドテック

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