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営業日報を簡単に作って活用したい

2011/06/20


 営業日報を書くのが面倒だと感じる営業マンと、読んで管理・活用するための時間がとれずに悩むマネージャ。そんなシーンに心あたりがあれば、営業日報の仕組みを見直してはいかがだろうか。手書きして上長に提出する方法や、ワードやエクセルに入力してファイルを共有するだけの方法では、書くほうも読むほうも大変だ。営業活動が活発化し顧客が増えれば増えるほど、手間とコストがかかっていたのがこれまでの営業日報。しかしITを利用すれば、仕組みが大きく改善できる。日報作成はより簡単に、管理はより正確に、活用はより幅広く行えるようになる。今回は、営業日報を簡単に作って活用していく上手な方法を考えてみよう。

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解決策1

営業日報を外出先から入力できる環境をつくる

 一番手軽なのは、すでに会社にある電子メール・システムを利用することだ。営業マンは1日の営業活動の報告をメールで記入してマネージャに送信する。日報専用の雛形を作っておけば、入力が簡単だ。マネージャはメールが届き次第確認し、返信機能や電話、口頭などで指示、アドバイスを行う。これで報告と指示の電子化はいちおうでき上がる。
 グループウェアの機能を利用する手もある。グループウェアとは、会社専用の電子メール機能や掲示板機能、スケジュール管理機能、住所録機能などを1つのソフトにまとめたものだ。電子メール機能を日報の作成や報告に利用することもできるが、掲示板機能を上手に使えば、プロジェクトごとに報告や質問、それに対する指示などを書き連ねていくことが可能だ。またスケジュール管理機能を利用することで即座にスケジュールの追加や変更も行うことができ、電子メール単体よりも使い勝手がよい。
 しかし、このような汎用的なソフトウェアを日報の作成・報告用に使うのでは、営業マンとマネージャの省力化に限界がある。

図1 SFAツールの営業活動入力画面
図1 SFAツールの営業活動入力画面
資料提供:ソフトブレーン株式会社

 そこで「SFA(Sales Force Automation)」ツールと呼ばれる営業活動専用のソフトを用いるのがオススメだ。SFAツールでは、営業日報の報告フォーマットを簡単に作ることができ、営業マンはそのフォーマットの必要箇所に必要な事項だけを記入すればよい。フォーマットの項目には必ずしも文字入力をしなくてもよい。得意先名など決まりきった項目は、クリックすると出てくるメニューから選べばよい。訪問したのか電話したのかなどの情報はチェックボックスなどで選ぶだけ。項目を必要なものだけに絞り、なるべく入力を少なくすることで、営業マンが使いやすい営業日報ができあがる。入力が簡単なので、外出先からモバイルノートパソコンや携帯電話で入力して、会社に送信することもできる。
 マネージャにとってもSFAツールは強い味方だ。営業マンごと/営業チームごと/案件ごと/顧客ごとの活動履歴を簡単に検索して時系列で状況を確認することが可能だ。案件の一覧を表示して、その進捗状況を見てみることもできる。また問題発生などの特別な状況が報告された時点で、マネージャ宛に自動発信するなどして通知することができるので、必要なときはタイムラグなく迅速な指示やアドバイスが行えるのも特長だ。データ分析機能、顧客管理機能や案件管理機能など、営業マンとマネージャがともにうれしい機能が満載だ。

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