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給与明細のペーパーレスを図りたい

2011/06/20


 企業では従業員に給与を支給するたびに給与明細を発行しなければならないが、従来の紙による明細発行では、印刷、封筒詰め、ラベル貼り、そして手渡しできない場合には郵送手続きと、その発行業務にはかなりの手間と時間、コストがかかっている。従って、給与明細をペーパーレス化できれば、明細書の発行業務を大幅に軽減することができるようになり、経費削減にも役立つことになる。また、ペーパーレス化は給与明細の電子化・オンライン化を促進することになり、PCや携帯電話を使っていつでもどこからでも自分の給与明細を確認することができるので、従業員の利便性も向上する。そこで、給与明細のペーパーレスを図るための方策を考えてみると、次のようになる。
 A:外部のサービスを利用してペーパーレスを実現する
 B:社内に専用ツールを導入してペーパーレスを実現する
Aは、専門サービス業者が提供する給与明細サービスを利用する方法で、設備投資が不要で、社内に専門スタッフを配置する必要もない。Bは社内に給与明細配信ソフトを導入する方法で、きめ細かいニーズや様式に対応できる。ここでは、両者のおもな機能とメリットを紹介する。

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解決策1

外部サービスの利用でペーパーレスを実現する

 給与明細のペーパーレスを図るための最も手軽な方法は「給与明細サービス」だ。これらのサービスを利用すると、給与明細発行に従事するスタッフを確保することなく、また発行に必要な用紙や封筒といった紙の管理もすることなく、従業員にオンラインで給与明細を届けることができるようになる。
 給与明細サービスを利用した場合、担当者は自社あるいは委託先の会計事務所で使っている給与計算ソフトから出力される給与データをそのまま給与明細サービスにインターネット回線などを使ってインポート(アップロード)するだけなので作業時間はほとんどかからない。また、給与明細の発行の手間が減るだけでなく、手作業におけるミスもなくなるので、効率化と信頼性も改善される。さらに、明細が公開されたことを従業員に知らせる「公開通知メール」やPDFファイルを配信するPDFメールを配信することも可能で、必要に応じて自分で印刷することもできる。
 なお、給与明細サービスを導入する場合、すべての社員が給与明細サービス(電子明細)を利用できるようにするための手続きも必要になる。具体的には、このサービスを導入することの社内アナウンス、社員の同意、利用法説明、パスワード発行などだ。こうした社内展開作業をサポートしてくれるサービス事業者もある。このとき、パスワードを忘れた場合の再発行処理を、人事部への問合せなしに社員自身で再発行できる仕組みを用意しているサービスもある。

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