外部から社内情報やスケジュールを確認したい

この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加

外部から社内情報やスケジュールを確認したい

2011/06/20


 客先で急に決まった次回の打ち合わせ。先方の役員も同席することになり、上司を同席させなければいけないことになった。そんなとき、すぐに上司のスケジュールを確保したいと考えるのは当たり前。また、お客さんとの雑談の中で商品の詳細な機能について聞かれ、その場で即答しなければならないことだってあるだろう。たとえ社外に出ていたとしても、社内にある重要な情報にアクセスしなければならない場面は、実は結構あるものだ。そんな時でもすぐに対応できる、スケジュールや社内資料を外部から確認できる仕組みについて見ていきたい。

※「グループウェア/外部から社内情報やスケジュールを確認したい」の記事を一部ご紹介します。会員登録を行い、 ログインすると、「グループウェア/外部から社内情報やスケジュールを確認したい」の記事全文がお読みいただけます。

会員登録はこちら(無料)



解決策1

共有カレンダー機能をフル活用する

 まず、社内の人たちのスケジュールを社外から確認するためには、全員のスケジュールが書き込まれたものが必要で、そのスケジュールが関係者全員に公開されていなければいけない。そのためには、スケジュールを共有するための、何らかの仕組みが必要になる。

 スケジュールを管理する場合、すぐに思いつくのはカレンダーをベースに予定を入れていく仕組み。このカレンダー機能を持った製品を使えば、インターネットを介して必要な人間にスケジュールを公開し、共有することができるようになる。この仕組みはグループウェアと呼ばれ、上司のスケジュールが空いていれば、スケジュールを確保してもらうように打診する機能などがついている。また、スケジュールを公開する範囲を限定できるため、セキュリティ面も安心だ。このグループウェアには、スケジュールを共有する機能だけでなく、外出先からメールが確認できたり出張許可の申請を行ったりなど、社外からでも業務に役立つ機能がたくさんある。

図1:グループウェアによるスケジュール表示
図1:グループウェアによるスケジュール表示
資料提供:サイボウズ株式会社

 他にもスケジュールを全員で共有できる仕組みがある。例えば、営業活動に合わせてスケジュールが入力できるSFA(Sales Force Automation)と呼ばれる営業支援システムだ。このSFAは営業部門に注力した仕組みで、具体的な営業活動履歴を入力することで日報として使える機能を持っていたり、日々営業マンが入力していくことで商談情報をため、営業マネージャがきちんと商談管理が行える機能が用意されていたりする。単にスケジュールを共有するだけでよいなら、GoogleやYahoo!JAPANなど大手ポータルサイトが運営しているカレンダー機能でも十分だ。これらは、「Googleカレンダー」「Yahoo!カレンダー」というサービスで、無料で使うことができる。

…この記事の続きは、会員限定です。  会員登録はこちら(無料)

続きを読むには・・・

会員登録をすると自動的にこの記事に戻り、続きが読めます。

会員登録(無料)・ログイン

このページの先頭へ
関連キーワード

グループウェア/外部から社内情報やスケジュールを確認したい」関連の情報を、チョイスしてお届けします

※キーマンズネット内の「グループウェア」関連情報をランダムに表示しています。

グループウェア」関連の製品

サイボウズ ガルーン 4 【サイボウズ】 ミスなく楽に情報共有を、コラボレーションツール比較で分かる4つの重要機能 【Box Japan】 サイボウズ ガルーン 4(ワークフロー) 【サイボウズ】
グループウェア グループウェア ワークフロー
サイボウズが得意とする使い勝手と数万名規模で安定して稼働する信頼性、きめ細やかな管理機能を兼ね備えた大規模向けグループウェア。最新版ではモバイル活用ニーズに対応 ミスなく楽に情報共有を、コラボレーションツール比較で分かる4つの重要機能 低コストかつ柔軟に構築できる、汎用性の高いワークフローシステム。グループウェアとの連携により、スピーディーかつ漏れのない申請・承認プロセスを実現する。

グループウェア」関連の特集


多くのベンダが参入し、巷をにぎわす「SaaS」狂想曲。しかしその実態とは?今回は2回連載でユーザと市…



遠隔会議で威力を発揮するビデオ会議。最近は顧客対応の手段やオフショア開発の工程管理にも活用が進んでい…



会議中に送っていたメールがバレる! Office 365のメールの使用時間とスケジューラーに設定され…


グループウェア」関連のセミナー

Microsoft Office 365を使いたおす/東京 【ネクストセット】  

開催日 9月4日(火)   開催地 東京都   参加費 無料

「クラウドを導入したいが何を選べばいいのか?」「Office 365とG Suite(旧名:Google Apps) は何が違う?」グループウェア、メールシステ…

G Suite(旧名:Google Apps)活用オンラインセミナー 【サテライトオフィス】 締切間近 

開催日 8月6日(月)〜8月7日(火),8月22日(水)〜8月23日(木)   開催地 オンラインセミナー   参加費 無料

G Suite を導入する上で、メール機能の有効活用、カレンダーの有効活用、組織管理方法、シングルサインオンなどのセキュリティ強化策、Googleドキュメントを…

導入後に困らないために!Office365運用時の課題 【ディスカバリーズ】 締切間近 

開催日 8月6日(月),8月20日(月)   開催地 オンラインセミナー   参加費 無料

各種申請の業務をデジタル化したい方必見!紙やファイルでやり取りしている社内のやり取りを Office 365 のワークフローに置き換えられれば、これまでの業務が…

このページの先頭へ

グループウェア/ 外部から社内情報やスケジュールを確認したい」の記事を一部ご紹介しました。
会員登録を行い、ログインすると、「グループウェア/ 外部から社内情報やスケジュールを確認したい」の記事の続きがお読みいただけます。


Myリストへ

この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加


この記事に掲載している情報は、掲載日時点のものです。変更となる場合がございますのでご了承下さい。


30019226


IT・IT製品TOP > 中堅中小企業 > 特集詳細

このページの先頭へ

キーマンズネットとは

ページトップへ