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社内出張費を削減したい

2011/06/20


 全国に支店や営業所がある企業では、本社での会議のために定期的に出張する人も多いだろう。また、それ以外にも新製品の説明会や社内研修など出張の必要性は常にある。しかし、いかんせん出張には交通費がかかる。社内の行事だけで年間数千万円にも及ぶ交通費を計上している企業もあるほどだ。そこで、わざわざ出張しなくても遠隔地同士でコミュニケーションできる仕組みを紹介し、無駄な出張費を減らせるような方法を考えてみたい。

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解決策1

全社会議を、ネットワークを利用して行う

 遠隔地同士で会議を行う方法には、ビデオ会議システムと呼ばれる仕組みを使うのが一般的だ。相手側の映像を映し出す液晶モニタと、こちら側の映像や音声を入力する機器とが一体となった装置を、拠点ごとに設置し、相互接続すればよい。1対1の接続だけでなく1対多数の接続もできるので、例えば本社の会議室と複数拠点の会議室を接続し、同時に会議をすることができる。また、カメラをパソコンに接続し、自分のデスクから会議に参加できるソフトウェアもある。もし1対1での打ち合わせに利用するだけなら、インスタントメッセンジャーと呼ばれるソフトにカメラを接続しても同じことが無料でできる。
 こういった仕組みは、プレゼンで使う資料も共有できるので、わざわざ事前に資料をメールで送っておかなくても、資料を見せながら会話ができる。

図1:ビデオ会議システムの基本構成
図1:ビデオ会議システムの基本構成
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