グループウェアの導入状況(2017年)・後編

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導入率から使い勝手まで! IT担当者300人に聞きました

グループウェアの導入状況(2017年)・後編

2018/02/15


 キーマンズネットは2018年1月5〜19日にわたり、「グループウェアの利用状況」に関するアンケートを実施した。全回答者数311人のうち、情報システム部門が42.4%、事業部門が37.0%、管理部門が15.1%、経営者・経営企画部門が5.5%といった内訳であった。
 今回はグループウェアの重要機能や導入時の重視ポイント、要望する点などを基に、グループウェアに対するニーズを調査。今後グループウェアは他システムとの連携などにより情報共有の枠を超えた“業務改善”の解決策として期待されていることなどが分かった。なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前に了承いただきたい。

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「スケジュール管理」「掲示板」が重要、使いこなせていないのは「ワークフロー」

 前編で全体の86.9%が導入済みであったグループウェアだが、主にどのような機能を情報共有に活用しているのだろうか。「グループウェアで重要だと思う機能」について尋ねてみたところ、導入済みでは、1位「スケジュール管理」80.0%、2位「施設予約」60.0%、3位「掲示板」53.7%、4位「電子メール」48.9%、5位「文書管理(ファイル共有)」43.3%と続いた(図1-1)。  

 一方、「使いこなせていないと思う機能」を尋ねたところ、1位「ワークフロー」26.3%、2位「文書管理(ファイル共有)」23.7%、3位「Web会議」22.6%、4位「スケジュール管理」18.9%、5位「掲示板」18.1%と続く結果となった(図1-2)。ある程度、従業員規模が大きい企業の場合は、申請経路の設計に複雑さを要したり、他のシステムとの連携させる必要があったりするため、専用のワークフローツールを導入していることが多いと予想される。後に紹介するが、フリーコメントにて「ワークフロー機能が貧弱なので強化してほしい」と寄せられている通り、グループウェアに付属するワークフロー機能では、自社の要件を満たせないということが多いのだろう。また、文書管理についても昨今はWeb上でファイルの編集まで可能なオンラインストレージが主流になってきており、用途はオンラインストレージに移行されているものが多いと予想される。

図1 重要な機能/使いこなせていないと思う機能

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導入/運用コストより「安定性」や「操作性」を重視する理由とは

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