人事の採用管理で脱・Excel! 応募者数を10倍に増やした秘訣

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人事の採用管理で脱・Excel! 応募者数を10倍に増やした秘訣

基幹系システム 2017/10/11

 人事・採用担当者の中には、Excelを使って応募者を管理している企業はいまだに多い。しかし、氏名や連絡先、経歴といった重要な個人情報をExcelに入力するのは手間がかかるし、面接のスケジュール管理などもやりづらい。またデータ管理におけるリスクも高い。「採用管理がもっと楽にならないだろうか?」いう悩みは、多くの人事担当者、企業に共通するものだろう。「エキテン」を運営するデザインワン・ジャパンもその1社だった。

求職者管理をExcelで行うことに限界を感じた

 デザインワン・ジャパンは、2005年に設立された企業。主力事業は、国内最大級の口コミ・ランキングサイトである「エキテン」で、ヘアサロンや美容室、マッサージ店、飲食店など全国460万の店舗情報を掲載し、利用者の店選びを手助けしている。また近年は、店舗の求人・アルバイト検索サイトの「エキテン求人」、士業の相談・評判検索サイトである「エキテンプロ」を開設し、利用者を拡大しているところだ。  

 同社は2015年、東京証券取引所マザーズ市場に上場。2016年には東京証券取引所の市場第一部に市場変更を果たした。事業の急拡大に伴い、中途採用も積極的に実施。現在の従業員数は約180人(うち、正社員は約90人)にまで増員している。これに対し、人事担当者の数には限りがあった。2016年当時は、経営管理本部 人事・総務部・採用チーム マネージャーの佐々木祐介氏を含め、2人だけで人事全般の業務を担当していたという。  

 当時の人事部門が抱えていた最大の問題は、応募者の管理に手間がかかりすぎることだったと、佐々木氏は振り返る。  

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デザインワン・ジャパン 佐々木氏

 「2016年5月までは、応募者全員の個人情報をExcelで管理していました。当時は複数の人材紹介会社から月に30〜40人程の応募を得ていましたが、応募者の名前や連絡先、卒業学校名など履歴書の内容をExcelに転記しており、それにかなりの時間を費やしていました。また、こちらから人材紹介会社にアプローチする際にも、全ての会社に1つ1つ、求人票を添付したメールを送る必要がありました。もしかすると、全労働時間の半分くらいは、このような作業に充てていたのかもしれません。そこで、応募者管理の工数を何とか減らせないかと考えていたのです」(佐々木氏)

 Excelで管理する方法には入力の手間だけでなく、別の問題もあった。例えば他の担当者が不用意に触りExcelファイルが壊れたり、入力する人によってデータ入力のルールや情報量が変わったりといった内容だ。そのため、佐々木氏は日常的にも課題感を抱いていたという。

必要な機能がそろった採用管理システムを発見

 佐々木氏は何もExcel管理以外の方法を知らなかった訳ではない。同氏は前職でも人事を担当しており、採用に関するデータを一元管理する「採用管理システム」の存在は知っていた。

 「ただ、多くの採用管理システムは、大企業向けの高価なものも多く、当社にはとても導入できませんでした。そのため、『しばらくはExcelを使い続けるしかないか……』と諦めかけていました。ところがそんな時、ビズリーチが採用管理システム『HRMOS採用管理』をリリースしたことを知りました」(佐々木氏)  

 「HRMOS」の料金はオンプレミス版や大企業向けの採用管理システムに比べ安価だった。そこで佐々木氏はビズリーチの営業担当者に連絡を入れ、HRMOS採用管理を試用してみたという。  

 「人材紹介会社から送られてきた応募者のデータを、そのままシステムにインポートできたことに感動しましたね。これで、情報をExcelに入力する必要がなくなる。それだけで、工数が激減すると確信しました。  

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