10万件の資料から5クリックで目的のデータに到達する方法

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10万件の資料から5クリックで目的のデータに到達する方法

情報共有システム・コミュニケーションツール 2017/08/10

 住友電工情報システムは、エンタープライズサーチ製品「QuickSoluion 10 Ver.10.4」を2017年9月1日より販売する。同時に、新たに検索スキルの格差を解消するオプション機能「Click Navi」の提供も開始する。

 Click Naviが提供する機能のポイントは、キーボードを使った検索や社内文書のありか、探し方のコツなどが不要な点だ。社内文書探索のための学習コストがかからず、デスクワークではない「現場」でも負担なく社内文書のノウハウを手軽に閲覧できるよう、工夫されている。

QuickSoluion 10 Ver.10.4とClick Naviによる書類探索の例

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QuickSoluion 10 Ver.10.4とClick Naviによる書類探索の例
探索方法やジャンルを選ぶと、自動的に絞り込みキーワードが出現する。検索結果にはファイルのサムネイルイメージが添えられており、ツール上でプレビューも閲覧できる
(資料提供:住友電工情報システム)

 QuickSolutionは2001年から販売されているエンタープライズサーチ製品で、数十TBといった大量の社内文書を数秒で検索できる点が特徴。ファイルサーバやWebサイト、業務アプリケーションのデータベースなどを横断して独自のインデックスを構築する。Active Directoryなどのディレクトリサービスと連携したアクセス権限制御機能を組み合わせても、短時間でデータ探索を行える。

 仮に50TB程度のデータを対象とした場合、初期セットアップは詳細インデックス生成を含め、5日間程度必要だが、以降は日次でインデックス更新が可能なため、例えば夜間に全社内文書のインデックスを更新する、といった運用が可能だ。

 単独での販売の他、製品組み込み型の提供も行っており、例えば製造業向けのノウハウ共有基盤や、製品FAQの探索でも採用実績を持つ。

“現場”で10万件の資料から最短5クリックで目的のデータに到達する方法

 今回、新バージョンと併せて新たに提供を開始するClick Naviは、文字入力なして事前設定したカテゴリーを起点に、数クリック選択するだけで誰でも目的の資料に到達できるという自動タグ付け機能が特徴だ。    

 自動的タグ付けでよくあるのが、「登場頻度の高い単語から順に設定する」というもの。しかし、大量の資料から絞り込んで目的の資料を探す場合、出現頻度順でタグを提示しても効率が悪い。10万件の資料から8万件にヒットする高頻度のキーワードで絞り込むよりは、一度で10分の1の1万件まで絞り込めた方が効率的だ。

 Click Naviでは、多様な文字の中から、目的の資料を最短で絞り込めるような単語の集合を発見してタグとして提示する仕掛けを持っている。絞り込みでは、「他のタグの範囲と最も重複が少なく、かつ一定のボリュームでグルーピングできる単語を見つける」というアプローチをとる。「1つの選択でどこまで絞り込むか」を優先するならば、この方法が効率が良い。例えば、1クリックごとに10分の1に絞り込めるキーワードを用意できれば、100万件から10件までの絞り込みはわずか5クリックで済む計算だ。

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