文書管理ツールの導入状況(2017年)・後編

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導入率から使い勝手まで! IT担当者300人に聞きました

文書管理ツールの導入状況(2017年)・後編

2017/07/27


  キーマンズネットは2017年6月14〜28日にわたり、「文書管理ツールの導入状況」に関するアンケートを実施した。全回答者数332人のうち、情報システム部門(導入・検討や運用に関わる立場)は31.9%、製造・生産部門が14.5%、営業・販売部門が11.4%、経営者・経営企画部門が4.5%といった内訳であった。
 今回は、文書管理ツールの「重視ポイント」「満足度」「導入しない理由」などを調査。ツール導入者の満足度は77.3%と、6年前の前回調査より21.2ポイントも増加していることなどが分かった。なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

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ツール導入では導入・運用コストよりも「使い勝手」が重視される傾向に

 はじめに「文書管理ツール導入で重視する(した)ポイント」を、1位から3位まで尋ねた(図1-1〜図1-3)。その結果、1位から3位までの全てでTOP3に入っていたのは「運用管理のしやすさ」と「文書・データ登録のしやすさ」の2項目で、その他は「導入コスト」「運用管理コスト」「セキュリティ」などの項目が選択される傾向にあった。一般的にツール導入のアンケート調査で「重視ポイント」を尋ねると、ほとんどの調査で「コスト面を重視する」結果が出ることが多いが、文書管理ツールに関しては「運用管理」「データ登録のしやすさ」など使い勝手が重要視されている珍しいケースであった。理由としては「文書管理ツールの導入状況・前編(2017年)」で紹介した「文書管理ツールの導入単位」で「全社導入」が67.1%と圧倒的多数であったことからして、全社的にツール活用が進まないと内部統制やコスト削減や業務効率化などのメリットが出しにくい文書管理ツールの特性が関係していると予測できる。

図1 重視ポイント(2017年・1位〜3位)

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