文書管理ツールを軸にした働き方改革の実践方法

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AIやbotとの組み合わせも
文書管理ツールを軸にした働き方改革

2017/09/25

 企業の中には、情報資産となり得るさまざまな文書が日々、蓄積されている。ただし、ため込んでいるだけであっては意味がない。必要なときに、欲しい文書にすぐにアクセスできる環境がなければ、有効に活用されているとはいえないのだが、多くの企業では、文書を探すために多くの時間が費やされているのが実情のようだ。より迅速に、目的とする文書にたどり着くための仕組み作りが求められている。その際に有用となるのが“AI”の力を活用した文書管理システムだ。

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1 整理しても分類しても「必要な文書を見つけられない!」

 日々の業務の中で生成される文書データは、ため込まれていくだけでは意味がない。活用されて初めて、有用な企業資産となる。先週公開した前編では、“暗黙知”化している社内ナレッジを見える化/体系化し、社内に点在する関連情報ともひも付けて参照できるような仕組み作りを実現するソリューションを紹介した。  

 このソリューションは、特に製造業を対象として、ベテラン従業員の頭の中に私蔵されたナレッジの継承を主な目的とするもので、そのためにまずナレッジの見える化、体系化というステップを必要とした。  

 一方で、企業には、既に“形式知”として見える化され、蓄積されている文書データが膨大にある。実はこの状況もまた、企業の効率的な文書活用を大きく阻害する要因となっている。エンドユーザーは、“自分が参照したい文書が、どこにあるのか分からない”というストレスを日々感じているのだ。

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文書の作成、閲覧、保存、廃棄など、文書のライフサイクル全般の作業をパソコンで操作でき、ネットワーク経由でのやり取りを可能にすることで、業務を効率化する。 文書の保管はもちろん、文書のライフサイクルや業務フローにあわせたドキュメントマネジメントが可能。
電子帳簿保存法にも対応している。
●「IBM i」(System i、AS/400)で開発されたソフトウェアのメンバーソースから設計書を自動作成。
●作成以外にも管理/閲覧/編集、システム分析、自動更新までの機能を提供。

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