脱Salesforceで“管理部門”が作った顧客案件管理システムとは

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バリ取りメーカーによる業務改善プロジェクト
脱Salesforceで“管理部門”が作り上げた顧客案件管理システムとは

開発 2017/06/22

 金型をはじめ自動車や航空機、携帯電話などの製造現場で使われる研磨用の砥石やバリ取り用の工具を製造販売するジーベックテクノロジー。そんな同社の管理部門が、自社の顧客案件管理システムを構築した――。情シスでもエンジニアでもない管理部門の一担当者は、どのような経緯を得て、自社システムをつくったのか。    

 本稿では2017年5月19日、六本木で開催された「kintone hive東京 2017」で同社 管理部、本堂円 氏の講演を紹介しよう。

バリ取り営業に必要な顧客案件管理システムの刷新を計画

 ジーベックテクノロジーは1996年に設立、研磨用の砥石やバリ取り用の工具を製造販売する。金属を削った後に行うバリ取りは製品の品質を左右する重要な工程だが、このバリ取り作業を工作機械やロボットを使って自動化するソリューションを提供している。そんな同社でサイボウズの「kintone」を導入するきっかけとなったのが、顧客の部品情報や加工条件などを記録する顧客案件管理システムだった。「システム導入当初は自前で開発したWebベースのシステムを活用していましたが、10年経過する中で利用者が増え、必要な情報にたどり着くまでに30分余りを要するなど検索性に乏しいものになっていました。必要な情報は結局営業担当者の記憶に頼ってしまう状況が続いていたのです」と本堂氏は当時を振り返る。

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ジーベックテクノロジー 本堂 円氏

 この状況を打開するためにSalesforceを導入した本堂氏だが、ドラッグ&ドロップで自由にアプリが作成できる利点はあるものの入力導線や画面構成に制限があり、改修するためには専門家に頼らざるを得ない状況に。「改修は費用面で妥協せざるを得ず、案の定、利用者から不満の声が上がってくるようになったのです」(本堂氏)  

 Salesforce を2年ほど利用したものの、入力や検索の課題などが露見し、新たなツールを模索し始めた。そこで、画面設計の融通が利きやすく、エンジニアでも情報システム部門でもない管理部がメンテナンスできるツールを探した結果、kintoneにたどり着いたという。

現場に浸透させていくための施策

 ここで、同社のkintone導入からの活動を、ガートナーが提唱している製品やテクノロジーの成熟度と採用率を表現する「ハイプ・サイクル」になぞらえて説明を行った本堂氏。2014年の「過度な期待」のピーク期にあたる導入期は、本堂氏自身が過度な期待を持っていたと振り返るが、「簡単にアプリを使って業務改善できるのであれば、営業部門だけで使うのはもったいない」と考えたという。そこで、やりたいことができることを示しながら、多くの社員に触れてもらうよう働きかけた。実際には、HP経由でセミナーが申し込めるアプリや顧客に貸し出すデモ機管理のアプリを作成、多くの人に触れてもらうために社内イベントの出欠確認アプリや健康診断の受診日確認アプリなど、身近に活用できるアプリを展開していった。これらのアプリが問題なく稼働することを示した上で、本来の目的だった顧客案件管理システムをkintoneに移行していったと語る。

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基本機能だけでなくデベロッパの支援をフル活用

 まずはkintoneがもつ基本機能だけで顧客案件管理システムを作成し営業部門に展開したところ、営業担当者による入力は進むようになった。しかし、多くの項目を1つの画面で入力することを強いてしまったことで、ノートPCユーザーである営業部門には不便な面もあった。また、kintone標準の検索方法も絞り込みマークから検索するプロセスが不評で、導入後10カ月を過ぎたあたりからハイプ・サイクルでいう幻滅期に突入。あらためてユーザーから不満の声が上がってくるようになったという。そこで本堂氏は、JavaScriptを駆使してkintoneをカスタマイズするべく、デベロッパを頼ることに。

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