Office 365とG Suite、「ドキュメント作成」の違い

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Office 365とG Suite、
製品思想の違いから現れる「ドキュメント作成」の違い

PCソフト 2017/08/01

 前回は「Office 365」と「G Suite」でのドキュメント共有について紹介したが、今回はドキュメント作成について、どのような違いがあるかを紹介する。

両者の成り立ちの違い

 一番大きな違いは、両者のサービスの成り立ちから来る“製品思想の違い”だ。MicrosoftのOffice 365は個人の生産性を上げるために作った「Microsoft Office」に、後からコラボレーション機能を追加する形でサービスができ上がっている。一方、複数人で共同編集ができ、作業効率を上げることを目的に作った「Google ドキュメント」は、後からユーザーの要望が高い機能を追加している。  

 Office 365の場合は、誰でも一度は使ったことがあるであろうMicrosoft Officeを、通常のローカルPCにインストールするクライアントソフトウェア版の他に、ブラウザ上で操作できるOffice Onlineとスマートフォンやタブレット向けのモバイルアプリで利用できる。Microsoft Officeをベースとしているため、ユーザーが慣れ親しんだ操作感で利用できる点で導入選定側の安心感につながることは多い。  

 注意点としては、Office 365に接続するMicrosoft Officeの要件が、クラウド版のOffice 365 ProPlus(※)、またはメインストリームサポート中のオンプレミス版のOffice(現時点ではOffice 2013、Office 2016)となっているため、Office 2010以前のバージョンでは一部機能制限などが発生する場合があることだ。   

なお、2020年10月13日よりOffice 365のシステム要件が変更されるので、以下のサイトを参照していただきたい。
https://blogs.technet.microsoft.com/microsoft_office_/2017/04/21/office-365-proplus-updates/
※ Office 365 ProPlusについては、以前の記事を参照いただきたい。
SaaS版とパッケージ版の「Microsoft Office」、4つの違いとは

 G Suiteでのドキュメント作成については、もともとGoogleが自社の生産性を上げるために開発したツールであるため、文書作成ツールの「ドキュメント」、表計算ツールの「スプレッドシート」などは、先ほど紹介した通り複数人でのコラボレーションができることを第一に考えた作りとなっている。また、Google ドキュメントで作成されたファイルはGoogle ドライブの容量には含まれないので、ファイル容量を気にすることなく無制限にファイルを作成することができる。

 注意点としては、Web上のGoogleドキュメントを他社と共有する際は、共有先もGoogleアカウントを持っている必要があり、共有先がGoogleアカウントを持っていない場合は、PDFやOfficeファイルに変換する必要があることだろう。

Office 365(Microsoft Office でのドキュメント作成)の特徴

 Office 365でのドキュメント作成は、前述の通り、Microsoft Officeを使う。例えば、文章作成ソフトウェアの「Microsoft Word」や表計算ソフトウェアの「Microsoft Excel」、提案書や発表資料を作成するプレゼンテーションソフトウェアの「Microsoft PowerPoint」などである。これらは、利用できる機能に多少の差異はあるが、PCにインストールするクライアントソフトウェア、ブラウザ上で利用するOffice Online、スマホ、タブレット向けのモバイルアプリの中から、ユーザーは自身の環境に合わせて適宜選択しながらドキュメントを作成できる。また、PCやタブレットにOfficeがインストールされていれば、インターネットに接続していない状況(オフライン)でもドキュメントを作成することができるので、まさにいつでも・どこでも業務を行うことが可能である。  

 Google ドキュメントとの違いとして、やはり一番に挙げられるのは、Microsoft Office との「親和性」である。

Office 365 におけるドキュメント作成

 まず、なんといっても普段から利用しているであろうWord、Excel、PowerPointといったOfficeドキュメントを変換なしにそのまま利用できる点がメリットである。ドキュメントの作成は何も意識することなくいつも通りでよい。作成したファイルは、Office 365のサービスである「SharePoint Online」(情報共有ワークスペース)や「OneDrive for Business」(個人用オンラインストレージ)にアップロードすることで他のユーザーと共有することができる。また、PC にOfficeがインストールされていない場合でもOffice 365にアクセスすれば、Office Onlineでドキュメントを作成できる。

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Office 365の画面例:アプリランチャーからOffice Online を選択しドキュメントを作成

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Office 365の画面例:SharePoint OnlineからOffice Online でドキュメントを作成

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Office 365の画面例: OneDrive for BusinessからOffice Online でドキュメントを作成

ドキュメントの編集

 SharePoint OnlineやOneDrive for Businessで共有されたドキュメントは、Officeアプリケーション、Office Online、モバイルアプリを利用していつでも、どこでも、どんなデバイスからでも閲覧、編集できる。当たり前のことだが、閲覧や編集を行うためにファイル形式を変換する必要もなく、Officeドキュメントのまま操作できる。Office OnlineではVBAのマクロ機能が利用できないなどの一部機能制限があるものの、互換性は非常に高く、通常業務にはほぼ影響はないだろう。

Office 365 サービスとの連携

 Office 365の各サービスと連携して活用することで、コラボレーションが促進される。まさに今、この原稿もOneDrive for Business 上に保存したドキュメント(Word)を使って作成している。このドキュメントは社内のメンバーにOneDrive for Businessで共有し、共同編集を行って作成しているが、メンバーはそれぞれ離れた場所で作業をしている。そのような状況でもOffice 365であればコミュニケーションをとりながら共同作業が実現できる。そのコミュニケーションに貢献しているのが、Office 365の1サービスとして包含されている「Skype for Business」だ。Skype for Business と連携することでWord の画面上からメンバーの在席状況(プレゼンス)を確認でき、そこからすぐにチャット、通話、ビデオ通話などでコミュニケ―ションがとれる。  

 また、共同編集により完成したドキュメントは、保存先としてSharePoint Online を選択できるので、すぐに組織のメンバーに共有できる。これら一連の操作をOfficeアプリケーションの中で完結できることは、ユーザーの手間が軽減され、生産性向上に寄与するだろう。

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