【第14回】最終評価、システムベンダーの確定(1)

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2017/04/13

海外拠点のあるべき姿とは

自己紹介
太陽グラントソントン・アドバイザーズ株式会社 今井 武
主な経歴
上場一部SIベンダーにて日本国内を中心に基幹業務システムのマーケティング・販売に従事。その後、太陽グラントソントンにて海外進出企業、外資系企業を中心にグローバル対応の基幹業務システムの企画・立案・実行…

【第14回】最終評価、システムベンダーの確定(1)

さて、長らく続けて参りました本コラムの連載「海外拠点のあるべき姿とは」ですが、今回と次回のテーマで最後となります。海外拠点へのシステム構築で留意すべき事項から始まり、RFP、要件定義から、提案書の評価方法まで、具体的な事例を含めて幅広くご紹介して参りました。

最後のテーマは「最終評価、システムベンダーの確定」と題しまして、提案対象のシステムのデモンストレーションを見てシステムベンダーを最終判定する際の勘所をご紹介いたします。

前回のテーマでは「RFP(提案依頼書)を見て1次評価する」と題して、RFP提出後、システムベンダーから提案書を受領し、1次評価(書類審査)するところまでのプロセスを説明しました。

評価シートの作成は自分たちが本当に求めている重要な要件を正しく評価するために、提案書を受領する前に作成することが重要で、システムベンダーから提出される提案書の見た目等の表面的な部分で評価するのではなく、RFPに対し的確に提案をしているかを評価すべきということをご理解いただけたかと思います。

今回は、前回のコラムの続きとして1次評価(書類審査)を通過したシステムベンダーにデモンストレーションの依頼をするところから説明していきます。

2次評価(プレゼンテーション・デモンストレーション審査)ステップ

■(1)システムベンダーによるデモ手配、日程調整

提案書に記載されている提案の内容を実際どのように実現するのかを、実機画面や提案書を使って説明してもらう機会を設けます。システムベンダーとの調整はもちろんですが、社内関係者の調整も必要になり、複数機能や業務をまたがるデモンストレーションを実施する場合は、その調整にかなりの時間と労力を費やします。また、デモンストレーションする際にシステムベンダーには以下の依頼をします。

1.システムベンダーの会社PRにデモの大半の時間を使わないようにする
システムベンダーは受注を勝ち取るため、デモの大半の時間を導入実績、提案システムの特徴、会社規模、自社の強みなどのPRに費やし、本来の提案依頼している要件やオペレーションに関しての説明が少なくなるケースがあります。
これは提案依頼側の期待を無視したシステムベンダーの自己満足なデモンストレーションで、都合をつけて出席してもらった方々は、評価もできず、時間の無駄になってしまいます。そうならないよう事前にシステムベンダー側にデモの進め方などを説明しておく必要があります。

2.想定オペレーション(業務の流れ)に合わせたデモンストレーションを行う
参加者にとって意義のある時間にするために、ユーザーが想定しているオペレーション(業務の流れ)に沿ってデモンストレーションをしてもらいます。
具体的には、新業務フロー図(あるべき姿)(第3回:スムーズな要件定義方法>■要件定義の進め方>(5)新業務フロー図(あるべき姿)の作成を参照のこと)に沿う形になります。
自分たちで作成した「あるべき姿」の業務の流れをイメージしながらデモを見ることにより、このシステムは自分たちが描いているあるべき業務にフィットしているかを判断でき、より具体的な質問ができるため、参加者の評価もしっかりとします。
また、デモンストレーションは、時間が足りなかったり、質問が多数出たり、詳細内容を更に確認したい場合は別途機会を作り、数回行うケースもあります。

■(2)システムベンダーからの提案書とデモについて2次評価

提案書とデモンストレーションを受けて、最終的に1社のシステムベンダーを選定します。
評価する項目は大きく以下のものがあります。

No.1:提案依頼側の状況及びRFPの理解
提案依頼側の状況及びRFPの内容は、提案をもらう際の基本です。
この内容をシステムベンダーが理解していないと、提案の基本的な趣旨がずれ、提案依頼側の要件と提案側の回答が噛み合わない提案になってしまいます。システムベンダーが提案依頼側の状況及びRFPの内容を理解できているかどうかはRFPへの質問や提案書、デモンストレーションでの説明内容から判断することができます。

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