Web会議サービスと相性の良いツールとサービスは?

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Web会議サービスと相性の良いツールとサービスは?

情報共有システム・コミュニケーションツール 2017/04/11

 Web会議サービスは、それ単体の導入でもかなりさまざまなことができます。いちいち出張して打ち合わせしていたことを考えると、そのスピード感やコスト削減効果などに驚かれると思いますが、「これと連係すればさらに便利」というものをご紹介します。

 Web会議の大きな特長は、「離れた相手と顔を合わせて、密なコミュニケーションが可能になる」ということです。しかし、慣れないときにはちょっとぎくしゃくしがちです。また、「コミュニケーションだけではなく、もっと能動的に活用したい」という声もあるでしょう。そんなときに組み合わせて使いたいツールやサービスは何があるのでしょうか。

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グループウェア連係して楽々運用

 Web会議サービスを導入した際、意外と手間がかかるなと感じることの1つが「参加者同士のスケジュール調整」です。参加者はそもそも離れた所にいるわけですから、Web会議実施の際は時刻を決めて、開始時間にWeb会議サービスにアクセスして待つ、というフローが必要です。しかし、開始時間になっても参加者がWeb会議にログインしていないときは、携帯電話で呼び出す、メールで連絡するなど参加前に余分な手間が必要になり、結果会議時間が削られるというケースがよく聞かれます。

 また、「そもそもWeb会議サービスを行おう」と参加してほしいメンバーに伝え、その時間には必ず席に着いてもらうこと――この一連の調整も段取りが必要で、なかなか面倒です。本来は「必要なとき、必要な相手と、距離を隔てていても、すぐ顔を合わせて打ち合わせができる」というのがWeb会議の利点のはずです。始めるまでにいろんな段取りが必要だったり、相手が席にいなくてイライラしたり、なんてことがあっては台無しですね。

 これらの解決法の1つは「在席確認」ができる機能を持ったWeb会議サービスを選ぶことです 。在席が分かるWeb会議サービスであれば、PC画面の向こうの相手が今どのような状態なのかが一目で分かります。

 さらに、Web会議の予約を入れて、その予定を間違いなく参加メンバーに伝えたいときは「グループウェアとの連係」を検討したいものです。例えば、グループウェアの画面から、参加メンバーを選びます。そして、時間になったら参加メンバーはWeb会議に参加します。それら一連の流れを、使い慣れたグループウェア上で、ワンストップで行えるのは魅力的です。Web会議サービスの機能紹介で、連係できるツールが分かるのでチェックしてみましょう。あるいは、今お使いのグループウェアの機能をチェックすると、連係できるWeb会議サービスが記載されているかもしれません。そこに記載されたツールであれば、連係がスムーズにできるでしょう。

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