Web会議サービスをうまく運用するために気をつけたい2つのこと

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Web会議サービスをうまく運用するために気をつけたい2つのこと

情報共有システム・コミュニケーションツール 2017/04/04

 出張コスト削減や従業員同士のコミュニケーションに活用したいとWeb会議を導入したのに、うまく運用できる会社と、そうでない会社に分かれてしまうようです。

 主要ベンダーから提供されているWeb会議サービスは、機能的に充実したものばかりです。クラウド型であれば、導入の手間も少ないでしようし、バージョンアップなども自動的に行われるはずです。ではなぜ、そうした差がついてしまうのでしょうか? それはWeb会議サービスの機能そのものより、むしろ運用の工夫の仕方にあるようです。

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「音質」はWeb会議運用の大きなポイント

 現在、Web会議を活用している会社に「うまく運用するポイント」を聞くと、次のような答えが返ってくることが多いようです。

● 音質の良い会議ができるよう気を付けること
● Web会議のローカルルールを作ること

 離れた所の相手と顔を見ながらやりとりするという場面では、画質ももちろん大切ですが、実は「音質がとても重要」だといわれます。「ノイズが入る」「音声が途切れがち」「聞き取りにくい」「ハウリングして打ち合わせが途切れてしまう」など、実際にテレビ会議あるいはWeb会議などのサービスを利用した人間からは苦情が出ます。

 音のトラブルは、参加しているメンバーの集中力を途切れさせてしまうため、せっかくコミュニケーション活性化を目指して導入したWeb会議なのに、あまり役に立たなかったという悲しい結果を招いてしまうわけです。それらはもちろんWeb会議サービスの性能にもよりますが、自社ネットワークが十分な速度、帯域を確保していないことに起因することが少なくありません。簡単にいえば、遅く、重い通信ネットワークを使っている場合は、音声トラブルなどが発生しやすくなります。当然、画質においても同じでトラブルが生じやすくなります。そのため、自社のネットワーク環境を整備しておくことが重要です。

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