【第12回】提案書を見て一次評価する(1)

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2016/11/15

海外拠点のあるべき姿とは

自己紹介
太陽グラントソントン・アドバイザーズ株式会社 今井 武
主な経歴
上場一部SIベンダーにて日本国内を中心に基幹業務システムのマーケティング・販売に従事。その後、太陽グラントソントンにて海外進出企業、外資系企業を中心にグローバル対応の基幹業務システムの企画・立案・実行…

【第12回】提案書を見て一次評価する(1)

前回のコラムでは「海外拠点システム導入RFP(サンプル)」と題して、RFPのサンプルを紹介しながら、日本本社、海外拠点双方の要件を、上手に盛り込む必要性があることを説明しました。

海外拠点へのシステム導入の場合、どうしても日本本社と海外拠点の要件にギャップが出てしまいます。

ギャップを解決するにあたり、その要件が本社の必須要件として「やるべきこと」なのか、現場の希望要件として「やりたいこと」なのか、オープンな議論を行い、お互いのことをきちんと理解し、重要性の判断をすることが必要だと理解していただけたかと思います。さらに、紆余曲折を経て作成したRFPに対し、システムベンダーから提出された提案書を評価するポイントを説明していきます。

1次評価(書類審査)ステップ

複数のシステムベンダーからの提案書を受領後、一般的な1次評価を以下の手順で進めます。

(1)評価シートの作成
提案書の評価では、各システムベンダーの提案を横ならびにして、比較をします。
比較可能性を担保するため、同じ指標で見るための評価シートが必要になりますが、どの項目が重要で、どの項目が重要でないのかなど項目に対して重み付けをすることで、システムベンダー比較をした際に定量的に優劣を把握することができます。

この評価項目の設定と重み付けは、必ずシステムベンダーからの提案書を受領する前に作成する必要があります。仮に提案書受領後に比較表を作成すると、各ベンダーからの提案内容を基に評価基準を作ってしまい、自分たちが本当に求めている重要な要件を正しく評価できず、最良な提案の選択ができなくなる恐れがあります。

また、評価項目はRFPに基づいて作成することが重要です。RFPに書かれていることが今回システムを導入する上で必要な要件となるので、その要件に合わせた提案を正しく評価する必要性があります。

しばしば、営業活動を通じて自社の状況をよく知っているシステムベンダーが、RFPでは求めていない事項に対して、得意気に提案してくるケースがありますが、提案書を評価する上ではあまり意味がないことを評価する側も意識しておかなければなりません。

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