4部屋中1部屋は“空予約”の実態!人感センサーにログ分析…「会議室予約システム」最新事情

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4部屋中1部屋は“空予約”の実態!
人感センサーにログ分析…「会議室予約システム」最新事情

2016/10/11

 近年、「会議室予約システム」と呼ばれるITソリューションが注目を集めている。名前だけを聞けば、「いや、うちではもうとっくの昔に導入している」と考える方も多いかもしれない。単に会議室の予約をソフトウェアで管理するだけなら、以前からグループウェア製品に機能が備わっていた。またExcelを使ったり、自前で簡単なツールを作成したりして、会議室の予約を一元的に行う簡易的な仕組みを実現している企業も多いことだろう。

 しかし本稿で取り上げる会議室予約システムとは、こうしたツールとは異なるものだ。旧来の会議室予約管理の方法が抱えていた問題点や制約を取り除いた上で、さらに多くの付加価値を提供するソリューションなのである。詳しく見ていこう。

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1なぜ「会議室予約システム」が必要とされているのか?

1-1予約されていたはずの会議室が空いている?

 こんな経験はないだろうか。会議を開催するために会議室の予約を取ろうと思ったが、システムで予約状況を確認すると既に予約でいっぱい。まったく空きがない。泣く泣く会議の開催を延期したものの、当初開催を予定していた日時に会議室エリアへ行ってみると、システム上は予約で埋まっているはずの会議室がガランと空いている……。 

 あるいはせっかく予約が取れても、会議開始の時間に会議室に行ってみると、前の会議が長引いていて空くまで延々と待たされる。やっと明け渡してもらったと思ったら、20人は入る広い会議室をたった2人で占有していた……。  

 企業が自社の従業員に対して、会議室の利用状況に関するアンケートを取ると、ほぼ例外なく「会議室の数が足りない」という声が多く寄せられる。しかし利用実態を調べてみると、先に挙げたような非効率的な会議室の運用が日常的にまかり通っていることがほとんどだという。

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