「クラウド上の契約書」で年2億円コスト削減

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“脱FAX”で1.5億円の効果を出した契約書のカラクリ

2016/12/07


 契約書作成にまつわる業務は面倒なものだ。印刷して製本し、郵送して互いに押印するにはそれなりの手間と時間がかかる。また、郵送代や印紙代などのコストもばかにならない。
 しかし、こうした問題を解決してくれるサービスがある。それが、クラウド上で契約が交わせる「電子契約サービス」だ。契約の締結が簡単になり、コスト圧縮にも役立つ。さらに、過去の契約内容を検索しやすくなったり、契約までの期間を短縮できたりするなどのメリットもあるのだ。

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導入企業プロフィール

株式会社ウェルクス
従業員数/正社員153人、パート・アルバイト37人(2016年11月現在)
売上高/非公開
事業内容/分野特化型転職支援サービス・求人広告サービスなど
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導入製品・ソリューション

Web完結型クラウド契約サービス「クラウドサイン」
弁護士ドットコム
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課題 導入システム 効果

 月に数百人の求職者と「雇用概要確認書」を交わす必要があり、手間と時間がかかりすぎていた。

 Web完結型クラウド契約サービス「クラウドサイン」を導入。

 契約書の交付にかかる手間・時間が大幅減。年に2億円程度の売り上げインパクトが得られた。


1

FAXで契約書をやりとりするのが非常に面倒だった

■コンビニFAXサービスで「雇用概要確認書」をやりとりしていた

 ウェルクスは、保育士・幼稚園教諭に特化した転職支援サービス「保育のお仕事」、保育士・幼稚園教諭専門の求人広告サービス「保育士求人ナビ」など、保育・福祉業界を中心とした人材採用・育成サービスを提供している企業だ。また、認知症の介護に関する情報を発信するウェブサイト「認知症ONLINE」や、障がいを持つ児童をサポートする施設「放課後等デイサービス『STEP』」の運営も手掛けている。  

 同社が顧客企業に人材を紹介するとき、まずは給与や勤務時間などの条件を盛り込んだ「雇用概要確認書」を企業から受け取る。これを求職者に送って署名・押印してもらい、返送させることで労働契約が成立するという流れだ。これらを郵送で行うと時間も手間もかかりすぎるため、同社ではFAXを使ってやりとりしていた。  

 ところが求職者はFAXを持たない人が多い。特に若い世代の場合、FAXの保有率はかなり低いそうだ。そこで同社は、ヤマトシステム開発が提供するコンビニFAX送受信サービス「クロネコFAX」を使い、求職者宛てにFAXで雇用概要確認書を送信。最寄りのコンビニで受け取らせ、署名・押印の後に返信してもらう方法をとっていた。だがこのサービスでは、受信に10桁の受付番号を必要とするため、求職者にいちいち電話を入れて受付番号を伝えなければならない。また、FAXで送信したデータは送信翌日の24時までしか保存されないため、忙しくて受け取り損ねてしまった求職者には、FAXを送り直した後に、また電話をする必要がある。そのため、全ての雇用概要確認書を回収するまで、かなりの手間がかかっていたそうだ。

担当者のナマ声:文書のやりとりから営業職を開放し、本業に集中させたかった

 「『クロネコFAX』は便利な仕組みですが、前もって求職者に電話を入れて『○月○日にFAXを送りますから、最寄りのコンビニで受け取ってくださいね。受け取り番号は○○です』と伝えなければなりません。求職者の中でも忙しい方は、電話がつながらなかったり、FAXを受け取りに行けなかったりするため、やりとりに多くの時間を要していました。恐らく、1件の雇用概要確認書を送信して回収するまで、平均で10〜20分くらいはかかっていたのではないでしょうか。  

 当社のコンサルタント(営業職)は、繁忙期になると月に数十件の案件を担当します。ですから、雇用概要確認書のやりとりだけで月に十数時間はかかっていたわけです。これらの作業をもっと効率化して、コンサルタントを本業に集中させてあげたいと考えていました。  

 ただ、自社で電子契約システムを開発することは考えていませんでした。莫大なコストと期間をかけて開発しても、それに見合った効果が得られる保証はありません。また、せっかくシステムを作っても、それで交わした契約書が法律的に本当に有効なのか自信が持てませんでしたから」(株式会社ウェルクス 代表取締役 三谷卓也氏)

代表取締役を務める三谷氏
代表取締役を務める三谷氏
「コンサルタントが雇用概要確認書の回収にかける時間、全労働時間の1割近かったのではないでしょうか。この業務を省力化できれば、それだけで業務効率が1割アップすると考え、解決法を探していました」(三谷氏)

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