あの自動車部品も!大規模製品開発プロジェクト管理が脱Excelする理由

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あの自動車部品も!
大規模製品開発プロジェクトの脱Excel管理術とは

2016/09/12

 さまざまなプロジェクトの管理に、Excelを利用している企業は数多い。しかし、多くの市場がグローバル化しつつあるため、短納期や原価低減要求への迅速な対応が市場での競争優位に結び付く傾向が強まっている。一方で、製品に求められる要件も複雑化、膨大化しており、他部門とのタイムリーな情報連携が必須になっている。こうしたことから、Excelシートに頼ったプロジェクト管理は非効率かつ不便な状況が増えてきた。それでは、プロジェクト管理専門のツールは、市場の要請にどのように対応し、どのような機能を実装しているのだろうか。

プロジェクト管理

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1短納期化でコストダウン! 「複数部門のコラボ」を前提としたプロジェクト管理とは

 製造業におけるモノづくり、例えば自動車部品メーカーにおける部品製造を考えた時、現在ではメーカーを取り巻く環境そのものが以前とは大きく変化してきている。

 顧客からは高機能化と納期の短縮を迫られ、同時にコストダウンも求められる。短納期化とコストダウンのための工夫として、設計から製造に至る複数の開発プロセス――例えばメカ機構の設計や試作と制御ソフトウェアの開発――を並行して行わなければならない。いわゆる「コンカレントエンジニアリング」だ。部門をまたいで、進捗状況やスケジュールの全体像を抜け漏れなく共有できなければ手戻りが多くなってしまう。

 またその際には、全体工程の中のどのポイントで、どんなデザインレビューを行うのかなどについて全部門のコンセンサスを取り、さらにプロジェクトの日程を管理するツールの標準化を図る必要もある。

 この日程管理を行うための標準的なツールとして、現在多くの企業で利用されているのがExcelに代表される表計算ソフトだ。既にさまざまな業務シーンで使われているので、プロジェクトの管理者やプロジェクトメンバーが使い慣れているというメリットがあり、また表形式なのでスケジュールの表現もしやすいといった利点がある。

 しかし一方で、各部門が大本の日程表から自分たち専用のシートを作成して、管理することが多くなると、二重管理が発生することになる。また日程が変更された場合の修正が面倒で、転記ミスが起こる恐れもある。

 一度動き出したプロジェクトが当初の予定通り、ほとんど変わらないという場合なら、Excelでの管理でも十分かもしれない。しかし今はビジネス変化のスピードが急激で、製品に求められる要件や取り扱わなければならないデータ量も膨大になってきている。さらに、「企画→設計→試作→量産準備……」といった各プロセスも、前工程が終わってから次工程というように1つずつ順番に進められるという状況ではない。プロジェクトの開始時から複数部門のコラボレーションが求められているのだ。


2Excelでは今のプロジェクト管理が立ち往かない3つの理由

 それではもう少し細かく、いまExcelで行われている開発日程管理の課題を見ていこう。    まずプロジェクトマネジャーが、プロジェクト全体の日程(=大日程)を立案する。そこには企画や設計など、関係する各部署がいつから、どんな作業を行うのかも記載されており、またこの大日程の中で、全体の進捗管理も行われることになる。  

 進捗管理を行う際、プロジェクトマネジャーは各部門から進行状況の情報を収集し大日程に反映する。複数のプロジェクトが同時に動いていて、それらを一覧で管理したいと思った時には、別途案件一覧のシートを作成し、大日程から転記するという作業が必要だ。
 
 一方、各部門の日程管理者は、プロジェクトマネジャーが立てた大日程から自部門に関係する日程を切り出して自分のExcelに転記する。さらにそこから部門内の各チームの計画や、人や製造用機械など製造に必要なリソースの計画、あるいは自部門が担当している案件一覧など、必要に応じて切り口の異なる複数の日程表を作成する。ここでも転記が発生する。  

 こうしたExcelを使ったプロジェクト管理には、大きく3つの問題点が存在する。 

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