無駄な時間を省略し"意味のある”会議を!効率的な会議の進め方

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無駄な時間を省略し"意味のある”会議を!効率的な会議の進め方

情報共有システム・コミュニケーションツール 2016/08/01

チームが強い営業組織となり、企業の売上に責任をもって貢献するためには、営業担当者の成長は必須です。本連載では営業担当者が持つべきスキルや姿勢、テクニックなどを“営業力アップの極意”と称して紹介していきます。(本記事は株式会社システムズナカシマ「強い営業育成講座」に掲載された記事を一部転載したものです)

 どんな会社でも会議は開催されます。中には、毎日会議に参加している人もいるかもしれません。重要な業績アップのツールの1つとして営業会議を開ければいいのですが、実際には「会議」というより、「お話」や「結論の出ない相談」だけで無駄に時間だけが過ぎていく場合も多いようです。

 今回は営業会議を効率的に進めるためのポイントをご紹介します。

会議に向けて必要な6つの事前準備

 営業会議を効率的に進めるために、以下の6つの準備をしっかりしておきましょう。

1.会場の確認

プロジェクターやマイクのチェックをします。

2.議題の決定

議題をはっきりさせ、周知しておきます。

3.司会者の決定

「司会者」を決め、基本的にはその人の指示に従うことを、参加者に理解させます。

4.参加者の決定

専門性が高い議題の場合は、営業だけだと結論が曖昧になりがちです。必要であれば他の部署の人も声をかけましょう。

5.時間の決定

終了時刻を決めることで、時間を無駄にはできないとアピールします。

6.進行の決定

誰に答えてもらうのかなど、進め方を司会や発表者とすり合わせしておきます。

より具体的に!目的を共有することで営業会議はスムーズに進む

 営業会議は、今後の会社の方針や営業同士の数字に対する考え方をすり合わせたり、危機感を共有したりなど、重要な役割を多く担っています。今回の会議は何の会議なのか、目的の共有、着地点をはっきりさせておきましょう。

 会議の目的は、具体的な方向性や数字の決定にあります。着地点を決めておけば「頑張ります」などの曖昧な言葉ではなく、「who(誰が)」「when(いつ)」「what(何をするか)」を数字や対外的な比較をもって結論を表すことができるようになります。

司会者は営業会議の道標になるべき大切な存在

 会議において司会者の役割は重要です。参加者が道に迷ってしまわないように、司会者はしっかりと先頭にたって道標の役割を果たさなくてはなりません。たとえ上司であっても道から逸れてしまったら「そっちじゃないですよ」と注意します。司会者は「会議は決定する場である!」ということを全員に理解させるために、ブレない進行をすることが重要です。
 
 あらかじめ決めておいたルールに従って、時間配分を気にしながら会議を進めていくとよいでしょう。協力者を作って議事録を作成してもらったり、板書を代わりにしてもらったりすると、司会役に集中できるので良いでしょう。また会議に関するルールや議題を共有するために、決めなくてはならないことなどはホワイトボードに大きく書き出しておくか、資料として全員に配布するようにしましょう。

 会議の流れは司会者が決められます。次の項目を読んで、会議の流れのポイントを理解しておいて下さい。

営業会議を効率よく進められる!4つのステップ

 会議の流れのポイントを押さえることは、短時間で効果を出せる営業会議には欠かせない要素です。そこで、営業会議の流れを簡単に書き出してみます。この流れで時間配分をしながら行っていけば結果が出る営業会議になるはずです。

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1.議題の確認

数字の報告などがある場合には、ここで発表します。そのうえで、本日の議題と結果をだすべき事項を参加者全員で確認します。

2.資料の確認と会議のルールを共有

配布した資料に抜けがないかを確認し、また終了時刻と会議のルールを説明します。会議のルールの例:自由発言は認めない/全員必ず1回は発言することなど。

3.進行表に沿って話を進める

話が進行表から逸れてしまった場合には、司会者が注意をします。後で出てくる議題に関係ある場合でも、現在の議題の答えを出すのに必要でなければ後回しにして、その議題になってから再度発表してもらうようにします。

4.決定事項の再確認

今回の会議で、決定できたことと後回しになってしまったことを再確認します。後回しの議題が多かった場合は、会議の進め方や議題の選び方を再考した方がよいでしょう。

 なにも決定事項がない営業会議は、だらだら長くやっても意味がありません。会社のためになる会議にするためには、司会者の進行と参加者全員の協力が必要です。

 最低限上記のポイントを押さえておくことで、営業会議の無駄は格段に減らすことができます。営業会議が”ただ長いだけのもの”になってしまっているという人は、ぜひ参考にして下さい。

筆者(企業)プロフィール

株式会社システムズナカシマ専務取締役 橋本 幸夫
主な経歴:昭和52年関西学院大学商学部卒業後、ナカシマプロペラへ入社。国内造船所向け営業を担当。昭和60年システムズナカシマ設立と同時に出向、創業メンバーとして自社開発のCADの販売に従事。平成10年NICE営業物語の外販を開始。平成16年には日本マイクロソフトと共同で、建築設備業を対象とした「全国設備業IT推進会」を設立し、理事に就任。現在4万8千社の会員を擁している。また、平成24年より「営業スタイル研究会」を立ち上げ、営業職の異業種交流を目的にセミナーを定期開催。平成20年より現職。昭和29年生まれ。
自社ホームページで連載中の「強い営業育成講座」でも、随時執筆を担当している。

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Webブラウザやスマートフォンへの対応により、営業日報の入力作業を容易にするとともに、蓄積された営業データをもとにした様々な集計機能を提供する営業支援システム。

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