新時代のデジタルワークプレイスを創る情報共有のあり方は?

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新時代のデジタルワークプレイスを創る情報共有のあり方は?

2016/04/06


 企業コミュニケーション戦略として今注目されている「デジタルワークプレイス」。チャットやSNSを始めとするコンシューマ系/ソーシャル系のテクノロジーを筆頭に、職場を新時代のデジタル技術で変えていくことを目指しているものだ。なかでも、職場内、あるいは顧客、パートナーとの間の関係性を、より信頼感ある親密なものに進化させていく「エンゲージメント」が、ビジネスの生産性・効率性をも上げていくことにつながるが、歴史ある企業文化が根をはる日本ではこれに抵抗感を覚える人も少なくない。今回は、特に企業向けチャットツールに注目して、デジタルワークプレイスの考え方と、その有効性を解説する。

情報共有

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アナリストプロフィール

志賀 嘉津士

リサーチ部門 ソーシャル・ソフトウェア&コラボレーション バイス プレジデント 志賀 嘉津士(Katsushi Shiga)

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アナリストファイル #049

情報システム/PC関連編集者、記者職を経て現職。データクエスト ジャパン (現ガートナー ジャパン) 入社後はPC産業/市場関連動向や個人、企業内個人のIT需要調査分析を担当。現在は企業向けアプリケーション・ソフトウェア分野で、電子メール、グループウェア、SNSなどのコラボレーション領域や、インターネット活用による新たなワークスタイルの変革など、情報活用領域全般をウォッチしている。著書に「ユビキタスコンピューティング入門」 (2004年、NHK出版) がある。



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会社より自宅のほうが効率的?コンシューマライゼーションの現在

 会社にいるより自宅のほうが効率よくITを利用できると感じる人は多いだろう。ITへの投資額は個人と会社では比べようもない差があるにも関わらず、効率性に不満を抱いてしまうのは、セキュリティやガバナンスにがんじがらめになったエンタープライズ系ITの、いわば重々しさにある。もちろん安定・安全を旨とする企業ITでは、利便性を犠牲にしても情報漏洩防止や事業継続のための利用制限を加えるのが当然なのだが、その手堅さは時として情報流通に壁を作ることがある。

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社内でサイロ化する情報を開放する「フロー系メディア」

 その壁は企業の内と外との間にできるだけではない。部門と部門、部署と部署、プロジェクトチーム間、職階間など至るところに存在し、共有すべき情報がサイロ化され、活用されないまま廃れてしまうこともしばしばだ。それには情報共有のためのツールのほとんどが「ストック型」であることが関連している。

 例えばグループウェアや文書管理システム、ファイルサーバーなどはストック型ツールの代表例だ。そこに情報を集中させることはたやすいが、情報をストックした人が積極的に活用を呼びかけない限り、そこから情報を発信させることは難しい。検索するという手段はもちろんあるのだが、実際にはメールを利用して必要な情報に関連する部署のキーマンに直接尋ねるか、情報のありかを教えてもらう方が、目的に最適な情報を得るにはよほど早い。そんな経験は多くの人がしているのではないだろうか。

 だが、企業内チャットを利用している場合ならどうだろう。スマートフォンを利用したチャットなら、相手が社内でPCを前にしているか否かは関係がない。たとえ相手が海外にいたとしても、要件を簡潔に送信するだけで、即座に返信してもらえる可能性が高い。チャットの文化が浸透している会社なら、という前提付きではあるが、効率性はだいぶ違う。もちろんチャットが使えるのは企業内に限ったことではない。社内には存在しない情報も、外部の相手に呼びかければレスポンスが期待できる。

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