事例でつかむ!「マニュアル作成ツール」7つの活用ポイント

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事例でつかむ!
「マニュアル作成ツール」7つの活用ポイント

2016/06/01

 これまでWordやExcel、PowerPointなどを使い、時間と労力をかけて作成していた業務マニュアル。だが近年、簡単・迅速に作成し、配布やメンテナンス作業も含めて解決する「業務マニュアル作成ツール」の導入例が増えている。  

 業務マニュアル作成ツールの特徴については、「専用ツールだから簡単にできる!『マニュアル作成ツール』のいろは」で紹介した。本稿では、具体的にどのようなシーンでどんなメリットを享受できるのかについて導入企業の事例を紹介しよう。

マニュアル作成ツール

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1そもそも「業務マニュアルが存在しない」というケース

1-1先輩から後輩への「口伝」からの脱却

 業務マニュアル作成ツールはその名の通り、業務マニュアルの作成作業を支援するためのツールだが、「うちにはそもそも、業務マニュアルがまだ存在していない」という企業も少なくない。代表的な例が法律事務所や会計事務所といった、いわゆる「士業」の事務所だ。その多くが少人数で運営されていて「わざわざ業務マニュアルを用意するまでもない」というところも多いそうだ。  

 しかし、スタッフの数が10人、20人と人数が増えてくると、業務マニュアルなしでは業務効率が目に見えて悪化する。新しいスタッフが入ってくるたびに、先輩がつききりですべての業務の手順をレクチャーしなくてはならない。レクチャーを受ける側は、教わった内容を微に入り細に入り律儀にノートにまとめる。だが、その内容は共有されることがなく、また新たに人が入ってくると同じことが繰り返される。

 ある会計事務所では、マニュアル作成によってスタッフの教育にかかる時間が削減できた。また、マニュアルの作成を通じて業務の標準化も進んだ。さらに、顧客からの問い合わせで多い「会計の処理方法」などは、電話やメール(テキスト)での回答では伝わりきらない部分が多かったという。そこで回答集をマニュアル作成ツールを使って作成し、それを顧客に案内しているそうだ。

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