製品・サービスも多種多様…どうやって選べばいい?企業向け「名刺管理ツール」選定のポイント

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製品・サービスも多種多様…どうやって選べばいい?
企業向け「名刺管理ツール」選定のポイント

2016/04/06

 第1回の記事では名刺管理ツールの主な基本機能や最新トレンドについて、市場トップのシェアをもつ「Sansan」をサンプルに解説した。多くの名刺管理ツールでも機能の拡充を図っており、基本機能にはそれほど大差はないものの、自社の名刺管理ツールにおける“独自の使い勝手”を打ち出して差別化を図っている。
 今回は名刺管理ツールを「選定」するときに注目したい、細かな機能の違いや提供形態、サービスメニューの違いなどに触れ、自社の目的に合った製品選定ができるよう解説していく。

名刺管理

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1多種多様な名刺管理ツール

 ここでは前回取り上げた「Sansan」とはまた違ったタイプの「名刺管理ツール」を例に挙げ、多種多様な名刺管理ツールにはどのような違いがあるのか、を紹介したい。

1-1個性的なガジェットによる名刺管理

 ユニークな電子文具を数多く開発しているキングジム。「テプラ」や「ポメラ」で有名な同社が提供する名刺管理ツールは、その切り口が「ガジェット」というところが大きな特徴だ。基本的に個人利用を前提とした製品群だが、使い方によっては小規模ながらデータの共有も可能になる。同社の製品群は、名刺管理ソフト「DA-1」を中心としてそれぞれ連携しながら利用できるのが強みだ。

図1
図1
資料提供:キングジム

○PITREC(DNH20)
 「PITREC(ピットレック)」は、名刺を二回りほど大きくしたサイズの本体に液晶ディスプレイ(タッチパネル搭載)と小型カメラを内蔵するガジェットだ。本体端にあるスリットに名刺を1枚セットし、内蔵カメラで撮影して名刺を画像として保存。同時に文字情報をOCRによってデータ化して登録する。データは別売りのmicroSDカード(2GB)を使用すれば約5000枚の名刺データを保存できるので、多くの名刺データを持ち運び、名刺交換後すぐにデータ化するというような使い方ができる。ユーザが自分用に1台所有して運用するというのが想定される利用シーンだ。

図2
図2
名刺をスリットにセットして撮影しOCRをした後、データ化する、小型の名刺管理ガジェット
資料提供:キングジム

○BiZrage(DNX100)
 「BiZrage(ビズレージ)」は、複数枚(最大約15枚)の名刺を連続して両面スキャンし、専用のPCソフトにデータを転送できるガジェット。PITRECは名刺をデータ化するのに1枚ごとの撮影が必要になるが、ビズレージは連続スキャンで名刺のデータ化が可能となっている。PITRECは個人運用が基本だが、BiZrageの場合は部署やシマの端に置いておき、社員が帰社すると同時に、その日交換した名刺をすぐにデータ化するというような使い方ができる。PITRECはそれ自身に名刺データ閲覧機能が搭載されているが、BiZrageの場合は名刺データ(最大400枚)を内蔵メモリに保存し、名刺本体(最大800枚)を保存ボックスにストックする。名刺データは、名刺管理ソフト「DA-1」(詳細は後述)を使って閲覧したり整理したりといった活用ができる。

図3
図3
最大15枚の名刺を読取り部にセットして連続スキャン→データ化する。名刺は本体下部にある「保存ボックス」に物理的にストックされていく。
資料提供:キングジム

○MEQRU(MQ10)
 「MEQRU(メックル)」は、大きなダイアルが特徴的な名刺管理ガジェット。本体にはスキャナが内蔵されていて、名刺を1枚ずつスキャンして画像データ化する。この本体ではOCRは行われず、ユーザがスキャン後に会社名や氏名など好みの分類方法で登録し、それで検索するというシンプルな設計になっている。名刺データを「DA-1」に転送し、そこでOCR処理をすることで自動でデータを振り分けることもできる。机上におく名刺スタンド、名刺帳のような使い方ができるだろう。

図4
図4
スキャン機能はあるがOCR機能はなく、人間の“仕分け能力”を活用したアナログに近いデジタル名刺管理ガジェットとなっている
資料提供:キングジム

○デジタル名刺管理ソフト「DA-1」
 上の3ガジェットで読み込んだ名刺データを管理し、編集できるソフトが「DA-1」だ。インストールしたPCに各ガジェットをUSB接続してデータを転送すれば、DA-1で一括管理することができる。データの整理やOCR処理などが可能なほか、例えばBiZrageで読み込んだ名刺データをPITRECやMEQRUへ転送して利用する、といった使い方もできる。Windows PCまたはMacで動作し、名刺データをNASなどで共有すれば複数のユーザで名刺データを共有することもできる。またスマートフォン対応アプリ「DA-1 mobile」を利用すれば、スマートフォンで「DA-1」のデータを持ち出して活用することもできる。

図5
図5
1:DA-1に接続されたデバイスが一覧表示される
2:検索用タブ
3:名刺画像のサムネイル
4:名刺画像
5:OCRによる名刺データ
資料提供:キングジム
図6 DA-1 mobileを使った名刺データの活用イメージ
図6 DA-1 mobileを使った名刺データの活用イメージ
資料提供:キングジム

 DA-1を中心に各ガジェットを活用したこの名刺管理方法は、Sansanのような大規模な組織にも対応する名刺管理ツールに及ぶほどの機能はない。しかし名刺管理を行う社員それぞれが“自分の使い方に適したガジェット”を使いながら、必要に応じて組織でも名刺管理を行う、というような小規模な職場ならではの柔軟な名刺管理ができる仕組みといえるだろう。

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