導入した「グループウェア」を上手に運用するポイントは?

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導入した「グループウェア」を上手に運用するポイントは?

情報共有システム・コミュニケーションツール 2016/03/10

 グループウェアの機能が優れたものであっても、いざ会社の業務で使い始めてみると、予期せぬ“壁”にぶち当たることも少なくありません。この「実務で運用する」という段階はとても大切で、ここで会社のメンバーにグループウェアを使って情報共有が進み、業務効率が上がったことを実感してもらえないと、「グループウェアを導入したら、逆に面倒臭くなってしまった」なんていう声が挙がってしまいます。

 ここではグループウェアを導入した後、上手に運用する現実的なポイントを説明します。

社内で「利用を啓蒙してくれる人」を任命する

 グループウェアを会社の業務で使うとき、最初の大きな“壁”は「利用の啓蒙」です。新しいデジタルツールを活用することに馴染めない人達は確かに存在します。情報システム専任担当者がいない中小企業においては、「言い出しっぺ」のあなたが説明に引っ張り回されることになるでしょう。新しいデジタルツールに疎い人達は、電話などで問い合わせてきますし、「ちょっと来てくれ」ということになってあなたのメイン業務に差し障りが出てきてしまうかもしれません。しかし丁寧に対応しないと、「不便になった」という反対派の声が大きくなってしまいます。

 その現実的な対策としては、推進メンバーを社内横断的に抜擢して、グループウェアの利用方法を習熟させエバンジェリスト(伝道師)」として各部署で使い方を啓蒙してもらうことです。影響力の強い人であれば更に効果的でしょう。それで各部署でグループウェアの便利さが理解されれば、自然と利用における“壁”は消えてくれるはずです。

「強制」という強いメッセージも必要

 更に経営層など役職者達の取り組み姿勢も影響します。トップが「まあ、使える人から使って下さい」などと、比較的緩く社内広報してしまうと、今までのやり方を変えたくない人は使いません。そうすると「グループウェアを使う人」と「グループウェアを使わない人」の二層ができてしまい、結果としてグループウェアの利用メリットが十分に活かされなくなり、「使わない人」のやり方に合わせるしかなくなり、利用が進みません。

 ここは経営トップに「利用は強制である」と強いメッセージを出してもらいましょう。「使うことは必須です」という風土を作らないと、いつまでたっても定着しません。そもそも、現在商品化されているグループウェアは、専門的な知識がなくとも使いやすいように設計されたものが多いので、経営トップ自身にも利用してもらうことを必須とします。

「業務改革」のきっかけとする

 「強制」と言うメッセージは必要ですが、「嫌々取り組む」というのは、グループウェア導入の目的の1つである「良好なコミュニケーション作り」に反します。グループウェア導入の推進者、旗振り役は「今まで大変だったことがこうして楽になる」という「絵」を見せて、「体験の場」を提供する必要があります。

 更に「こんな使い方で早く帰れる」「家でも仕事ができるようになる」と具体的なメリットも面倒がらずに説明しましょう。そのためには、グループウェア導入の前に、各メンバーの業務の悩みや要望をていねいにすくい上げておく必要があります。

 ここまで読んだ人はお気づきでしょうが、これらは各業務に関する問題を『見える化』するプロセスと言えます。グループウェア導入の準備として自社の業務分析を行い、「もっとこう言う形で業務を楽にしましょう。そのきっかけとして、グループウェアが活用できるのです」というメッセージをメンバーに共有してもらい、動機づけを行いましょう。

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