導入した「グループウェア」を上手に運用するポイントは？：そこが知りたい！グループウェア

　新しいデジタルツールに疎い人達は、電話などで問い合わせてきますし、「ちょっと来てくれ」ということになってあなたのメイン業務に差し障りが出てきてしまうかもしれません。しかし丁寧に対応しないと、「不便になった」という反対派の声が大きくなってしまいます。

　その現実的な対策としては、推進メンバーを社内横断的に抜てきして、グループウェアの利用方法を習熟させ「エバンジェリスト（伝道師）」として各部署で使い方を啓発してもらうことです。影響力の強い人であればさらに効果的でしょう。それで各部署でグループウェアの便利さが理解されれば、自然と利用における「壁」は消えてくれるはずです。

「強制」という強いメッセージも必要

　さらに経営層など役職者達の取り組み姿勢も影響します。トップが「まあ、使える人から使ってください」など、比較的緩く社内広報してしまうと、今までのやり方を変えたくない人は使いません。そうすると「グループウェアを使う人」と「グループウェアを使わない人」の二層ができてしまい、結果としてグループウェアの利用メリットが十分に生かされなくなり、使わない人のやり方に合わせるしかなくなり、利用が進みません。

　ここは経営トップに「利用は強制である」と強いメッセージを出してもらいましょう。「使うことは必須です」という風土を作らないと、いつまでたっても定着しません。そもそも、現在商品化されているグループウェアは、専門的な知識がなくとも使いやすいように設計されたものが多いので、経営トップ自身にも利用してもらうことを必須とします。

「業務改革」のきっかけとする

　「強制」というメッセージは必要ですが、嫌々取り組むというのは、グループウェア導入の目的の1つである「良好なコミュニケーション作り」に反します。グループウェア導入の推進者、旗振り役は、今まで大変だったことがこうして楽になるという「絵」を見せて、体験の場を提供する必要があります。

　さらに「こんな使い方で早く帰れる」「家でも仕事ができるようになる」と具体的なメリットも面倒がらずに説明しましょう。そのためには、グループウェア導入の前に、各メンバーの業務の悩みや要望をていねいにすくい上げておく必要があります。

　ここまで読んだ人はお気付きでしょうが、これらは各業務に関する問題を「見える化」するプロセスといえます。グループウェア導入の準備として自社の業務分析を行い、「もっとこう言う形で業務を楽にしましょう。そのきっかけとして、グループウェアが活用できるのです」というメッセージをメンバーに共有してもらい、動機づけを行いましょう。