効率的な議事録作成でチームを加速させよう

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効率的な議事録作成でチームを加速させよう

情報共有システム・コミュニケーションツール 2016/03/28

サイボウズ式 ーキーマンズネット出張所ー

サイボウズ式』とは…「新しい価値を生み出すチーム」のための、コラボレーションとITの情報サイト。本記事は「サイボウズ式」で掲載した“チームワーク”がテーマの記事を、キーマンズネット編集部が一部抜粋・編集して掲載しています。
本記事は2015年4月21日に掲載されたものです。一部時制や固有名詞などが現状にそぐわない可能性がございますので、予めご了承下さい。

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【サイボウズ式編集部より】この「ブロガーズ・コラム」は、著名ブロガーをサイボウズの外部から招いて、チームワークに関するコラムを執筆いただいています。今回ははせおやさいさんが考える「チームの力を向上させる議事録の作成」について。

こんにちは、はせおやさいです。

4月、新入社員が初々しく研修をこなす風景を目にして「初心忘れるべからず」と唱えたりしておりますがいかがお過ごしですか。

さて、新入社員がまず任されがちなのが「議事録作成」。

わたしも新人だった頃に任されて四苦八苦しましたが、今となっては大好きな作業です。なぜかというと、議事録をうまく作れるようになることで、会議の進行をスムーズにし、チームの仕事のスピードを加速させることができるから。

ということで、今回は「議事録」について書いてみようと思います。

議事録って、なんで必要なの?

そもそもですが、人間とは、忘れる生き物です。「俺はそんなことない、記憶力はいいほうだし、重要なことを忘れるわけがない」と思うかもしれませんが、他の人もそうとは限りません。

「自分が覚えていても、相手が忘れている可能性がある」この問題を解決するには、議事録がベターアンサーかと思います。そしてこれは、会議への参加者が多ければ多いほど機能します。参加者それぞれが覚えているパートが異なっている場合に、議事録がないまま話を進めるとちぐはぐになり、「あの時はこう言っていた」「そんなこと言っていない」の水掛け論になってしまいがち。なぜならば、みんな自分の記憶が正しい、と思ってしまうから。

そのためにも、「議事録」という共通のフォーマットでフェアに記録を残しましょう。

そしてこのフォーマットの優秀なところは、その場にいなかった参加者へも情報を共有しやすく、いちいち「あのときの会議ってどうだったの、何が決まって、どうするの」と聞かれて説明する手間が省けるというところ。特に今なら、オンラインドキュメントで作成し聞かれた瞬間にURLをシェアすれば、説明の時間をかなり削減できるのではないでしょうか。

もちろん、議事録をドキュメントとして残しておいたとしても、それを読まずに口頭で説明を求めてくる人もいます。それでも、口頭で説明した内容の補足資料として存在させておくのは、とても有意義です。この場合も同様に、「あの時そんなこと言ってたっけ?」と難癖をつけられた際に、「議事録も共有してあるので」と反論しやすくなるため、自分を守る武器としてぜひ活用すべきツールかと思います。

議事録は「必要項目」を埋めるものと考えよう

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