異物混入の危険性も削減、マニュアルを電子化

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「異物混入」の危険性まで削減、マニュアルを電子化!

2016/03/10


 急成長中の企業にとって、マニュアルはとても大切なもの。新採用した従業員を短期間で戦力化するためには、業務に必要な知識を分かりやすく伝える必要があるからだ。だがマニュアルを作り、配布するためにあまりに手間と時間がかかるようでは、教育担当者の負担が重くなってしまう。
 そこでお勧めしたいのが、マニュアルの作成・電子化を手助けしてくれるツールだ。使いやすいツールを使えば、新人教育に役立つマニュアルが意外なほど短時間で作れる。また、マニュアルをクラウド上で管理すれば、離れた拠点で働くメンバーでも常に最新版が見られるのだ。

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導入企業プロフィール

株式会社BAKE
従業員数/正社員45人、アルバイター200人(2016年2月現在)
売上高/10億円(2015年6月期)
事業内容/菓子の製造・販売、コマースサービスの運営管理、メディア運営
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導入製品・ソリューション

マニュアル作成・共有ツール「Teachme Biz」
株式会社スタディスト
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課題 導入システム 効果

 紙のマニュアルは使ううちにボロボロになり、商品のお菓子に混入する恐れがあった。また、マニュアルの作成・更新にかなりの手間と時間がかかっていた。

 クラウド型のマニュアル作成・共有ツール「Teachme Biz」(スタディスト)を導入。

 マニュアル作成にかかる時間が半減。全員が最新版を、現場で素早く見られるようになったことで、業務効率・教育効果も高まった。


1

マニュアルの作成・更新の手間を減らしたかった

■わずか2年で10店舗をオープンするほど急成長

 株式会社BAKEは2013年4月に創業した「お菓子のスタートアップ」。同年12月、スマホで撮影した写真やイラストデータを送信してケーキ上にデコレーションできるサービス「PICTCAKE」がヒットし、話題を呼んだ。続いて、焼きたてチーズタルト専門店「BAKE CHEESE TART」、縦長のシュークリームが売りの「クロッカンシューザクザク」などの店舗を次々と展開。どの店も、ズラリと行列が並ぶほどの人気を博している。
 店舗を新規オープンしスムーズに運営するためには、新規採用したアルバイトスタッフの教育が欠かせない。同社では当初、レジ操作や商品の包装、衛生管理の方法などを教える際に、紙のマニュアルを使っていたという。しかし、このやり方には大きな欠点が2つあった。1つ目は「異物混入」。紙のマニュアルは使っているうちにボロボロになってしまい、お菓子などの商品に混入してしまう危険性があった。そして2つ目が、「更新に時間と手間がかかりすぎること」だった。
 同社が最初の店舗をオープンしたのは2014年2月。それからわずか2年ほどで店舗数は10に、従業員数は約250人にまで増えた。菓子チェーンとしては、異例の早さで事業を拡大しているといえるだろう。スピード感あふれる経営方針をとっているため、同社では現場の状況に合わせ、仕事の進め方を頻繁に変えることが珍しくない。ところが紙のマニュアルでは、こうしたスピードに対応出来なかったのだ。

担当者のナマ声:各ブランド・店舗にあったマニュアルを作成する必要がある

 「当社では、他のお店とはちょっと違う接客を行っています。例えばタルトを包装する時は、無言で包んだりしません。スタッフはお客さまの目を見ながら、一番おいしい食べ方を説明しているのです。背景にあるのは、『当社が売っているのはお菓子というモノだけではない』という考え方。お客さまには、店内で商品を買うまでの時間までもスタッフとの会話などで楽しんでもらいたいのです。
 こうした思いがあるため、当社の接客方法は日々改善を続けています。ある現場でよりよいやり方が見つかると、他の店舗でもどんどん取り入れているのです。また、お店ごとの状況に合わせて、マニュアルを作り変えることも珍しくありません。ところが紙のマニュアルで教えていた頃は、こうした動きに対応するのが難しかったのです。Wordなどを使ってマニュアルを作るのは、慣れない人にとって時間のかかる作業でした。また、マニュアルを更新するたびに各店舗に送信し、現場でいちいちプリントアウトするのも手間がかかり過ぎると感じていましたね。
 こうした状況を改善したいと考えたのが、マニュアルの電子化を検討しはじめたきっかけでした。また、紙のマニュアルを廃止できれば、お菓子などに紙が混入する危険も減られると考えたのです」(株式会社BAKE店舗開発室 伊坂和也氏)

店舗開発部門で新店舗出店担当を務める伊坂氏/接客力の強化は顧客満足度アップに
店舗開発部門で新店舗出店担当を務める伊坂氏/接客力の強化は顧客満足度アップに
(左)前職ではパティシエだった伊坂氏。BAKEに入社し、接客力の高い同僚と一緒に働いたことで、来店客を楽しませることの大切さに気づいた。マニュアルを改良し、顧客満足度を高めようと努力を続けている。
(右) BAKEは美味しいお菓子に加え、「お菓子を買うワクワク感」を提供して満足度を高める方針。そのため、スタッフには来店客を楽しませるコツも学んで欲しいと考えている。

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