脱Excel!営業と工場のデータ共有をkintoneで

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脱Excel!営業と工場のデータ共有にkintoneでアプリ作成

2016/02/18


 社内の情報共有は、どの会社にとっても重要な課題だ。だが離れた拠点、別の部門にリアルタイムで正確な情報を伝えるのは意外と難しい。
 今回取り上げたのは、営業部門が受注した案件の情報をExcelにまとめ、メールで工場に伝えていた企業の事例。Excelのファイルは時間の経過とともに容量が重くなり、トラブルが頻発。多忙な営業担当者は外出が多い。Excelへの記入が遅れがちになり、工場への情報共有はうまくいかないケースが多かったという。そこで、アプリ作成プラットフォーム上で自社の業務ニーズにあったアプリを開発。その結果、情報共有は改善して業務効率は大きく高まったという。

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導入企業プロフィール

エコシステムジャパン株式会社
従業員数/215人(2016年2月1日時点)
営業拠点/国内18ヶ所
事業内容/DOWAの環境・リサイクル事業における顧客総合窓口、廃棄物の処理提案と収集運搬、金属リサイクル提案
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導入製品・ソリューション

ビジネスアプリ作成プラットフォーム「kintone(キントーン)」
サイボウズ株式会社
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課題 導入システム 効果

 営業部門とグループ会社の工場間でタイムリーな情報共有がうまくいかず、工場の入荷状況の確認や予測に多大な時間がかかっていた。

 ビジネスアプリ作成プラットフォーム「kintone(キントーン)」(サイボウズ)を導入。

 営業と工場の連携がスムーズに。また、受注状況や工場での受け入れ状況などが「見える化」され、経営層が営業データを把握しやすくなった。


1

営業と工場の情報共有を改善したいと考えていた

■PCB廃棄物の情報を、Excelとメールで共有

 エコシステムジャパン株式会社は、「リサイクル」「廃棄物処理」「土壌浄化」まで多岐にわたって展開するDOWAエコシステムの環境・リサイクル事業において、一括した窓口をしている企業。顧客からの要望を聞き取り安心・安全なソリューションを提案している。
 DOWAエコシステムグループが手がけている事業の一つに、低濃度PCB(ポリ塩化ビフェニル)廃棄物の無害化処理がある。PCBは電気機器の絶縁油などに使われていたが、1968年に起きた「カネミ油症事件」で毒性の強さが広く知られるようになった結果、1973年に製造や使用が禁止された。しかし、PCBがごく僅かに混じった油から作られた再生油が古い機器に使われているケースは少なくない。そこでエコシステムジャパンは「PCB廃棄物適正処理推進特別措置法」に基づき、そうした低濃度PCB廃棄物の処理を提案している。

図1 以前使っていた案件管理用のExcel
図1 以前使っていた案件管理用のExcel
kintone導入前に使っていた、営業管理用のExcelファイル。1枚のシートに数千件の顧客情報が記録されており、頻繁にトラブルを起こしていた。  

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 低濃度PCB廃棄物を手がける主な営業部門は、「微量PCB東日本営業部」と「微量PCB西日本営業部」の2つ。秋田、名古屋、大阪、徳山にも低濃度PCB廃棄物を取り扱う営業所がある。実際に低濃度PCB廃棄物を処理するのは、グループ会社の秋田と岡山の工場。営業部門が廃棄物処理の案件を受注すると、工場に対して「どんな廃棄物が、いつ、どのくらい」入るのか伝えることが必要だ。以前は、情報共有をExcelとメールで行っていたが、このやり方はトラブルが多かったという。

担当者のナマ声:年々Excelファイルが重くなってトラブルが続出

 「以前は、営業担当者がぞれぞれの案件情報をExcelに書き込み、メールで工場に送る仕組みでした。案件数が少なかった頃は、それでも何とかなっていたのです。ところが低濃度PCB廃棄物の事業が拡大し、営業担当者の人数や受注件数が増えると、問題が表面化しました。
 当社にはお客さまから処理依頼の問い合わせが多くあります。問い合わせを1件受ける度に各営業所のExcelに1行分の情報を追加するので、ファイルは重くなるばかり。最終的には数千行の情報が書き込まれて数MB以上のサイズになりました。そのためか、新たな情報を加えようとするとセルが崩れたりファイルが壊れたりするなどのトラブルが続出。営業担当者が情報を書き込もうにも読み取り専用になったり、間違えて情報を消してしまったりしていました。そして、ある日突然『こんな案件があるんだけど…』と言い出して、工場を混乱させていたのです」(エコシステムジャパン株式会社 微量PCB東日本営業部副部長 小野 知章氏)
 「地方の営業所ではネットワークの速度が遅く、重いExcelファイルを開くのにかなりの時間が必要でした。Excelファイルをできるだけ軽くしようと工夫しましたが、大きな効果はなし。Excelだと他の人がファイルを開いていると読み取り専用になってしまう。違う営業所で同じファイルを扱うので、他の人が案件を更新していると自分の案件を更新できない。更新できなければ情報共有もリアルタイムには難しい。
 営業と工場の情報共有を改善したい。更に、各案件の状況をできるだけ分かりやすく『見える化』したい。そんな思いは、2014年夏頃から強くなっていました。そこで、何か新しい仕組みを導入しようと検討を始めたのです」(エコシステムジャパン株式会社 CSR推進室 井上 卓氏)

営業リーダーとして悩みを抱えていた小野氏と社内システムの導入・整備を担当する井上氏
営業リーダーとして悩みを抱えていた小野氏と社内システムの導入・整備を担当する井上氏
(左)微量PCB東日本営業部の副部長として現場を率いる小野氏。「処理工場を効率的に動かすには、どんな廃棄物が、いつ、どのくらい入ってくるのか情報共有しておくことが大切。その仕組みを作ることは、私たちの部門にとって重要な課題でした」(小野氏)
(右)普段は、社内基幹システムの導入やメンテナンスを担当している井上氏。「営業担当者は外出する機会が多いもの。『外出先から案件情報を更新したい』という要望も強かったため、新たなシステムを導入する際には考慮に入れました。現場の声をできるだけ反映できるシステムを目指しました。」(井上氏)

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