失敗できないマイナンバーは、サポートが重要

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失敗できないマイナンバー対応…だからサポートが重要に

2016/02/04


 2016年1月、マイナンバー制度が正式スタートした。中堅・中小企業の中には、急ピッチで対策を進めているところも多いはずだ。
 今回ご紹介するのは、オンラインストレージ(クラウド上に置かれたハードディスク上で、ファイルを保管できるサービスのこと)を使い、マイナンバー情報が入った書類などの管理・保管を省力化した企業。「マイナンバー関連書類へのアクセスをどう記録するか」という課題に、どのように対応したか。そして、ITに多くのリソースを割けない中、どうやって自社に合うサービスを見つけたか、参考になる部分は多いはずだ。

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導入企業プロフィール

株式会社ハウズ
従業員数/8人
売上高/2億7000万円(2015年10月期)
事業内容/住宅・マンション・店舗などの増改築、内・外装工事など
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導入製品・ソリューション

オンラインストレージ「フレッツ・あずけ〜るPROプラン」と、オンラインITサポート「オフィスまるごとサポート」
NTT東日本
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課題 導入システム 効果

 マイナンバー情報が掲載されている書類を、安全・手軽に保管できる仕組みを作りたかった。

 オンラインストレージ「フレッツ・あずけ〜るPROプラン」に加え、オンラインITサポート「オフィスまるごとサポート」(どちらもNTT東日本)を導入。

 低料金でマイナンバー関連のファイルを簡単管理できるように。重要データを保存することで、書類の減量化にも成功。


1

従業員やその家族など、100人前後のマイナンバーを管理する必要があった

■どうやってマイナンバー対策を進めればいいのか悩んでいた

 株式会社ハウズは、東京都武蔵野市にある地域密着型のリフォーム企業。顧客の要望を細やかに聞き取り、高い技術力で実現していくことで、ここ数年、順調に売り上げを伸ばしている。2014年に5人だった従業員数は、2015年末の段階で8人に増えた。代表取締役を務める岩井昭治氏は、2020年までに従業員を15人程度に増やそうと計画している。
 ハウズが抱えていた課題の一つが、「マイナンバー制度」への対応だった。国民1人ひとりが持つマイナンバーは、重要な個人情報。そのため企業は、従業員やその家族などのマイナンバーをきちんと管理し、情報漏洩などを防ぐ仕組みを整える必要がある。ハウズでも、マイナンバーが記録された源泉徴収票や支払い調書などをどう管理すればいいのか、頭を悩ませていたという。そこで同社は2015年5月頃から、どのような対策を打てばいいのか検討を開始。その中心となったのが、岩井氏の妻でハウズの専務取締役を務める柳本直子氏だった。
 柳本氏は、法人会などの団体から送られてきたマイナンバー関連の資料を読んだり、インターネットで関連記事を調べたりして情報を収集。また、大手ベンダが主催するマイナンバー関連のセミナーにも出席した。しかしマイナンバー対策が重要であることは分かったが、具体的にどのような方法を選べばいいのか、なかなか結論が出なかったという。

担当者のナマ声:マイナンバー情報が漏洩すると、企業の信用問題に直結する

 「当社を設立したのは1990年ですが、自社のウェブサイトを立ち上げたのは2014年。IT化への取り組みは、正直言って出遅れていたと思います。しかし、事業を拡大するためにはIT導入が欠かせないと考え、この1〜2年で様々な仕組みを取り入れようとしています。
 当初は『マイナンバー情報が記された書類を金庫に保管し、書類を出し入れするごとにノートに手書きで記録する』という方法を考えていました。しかし、保管するマイナンバーの数は当社の従業員と、お仕事を委託している職人さんを合わせると、30〜40人ほどになります。そのご家族も加えれば、100人前後のマイナンバーを管理する必要があることに気づいたのです。そこで、手作業での対応は難しいと考え、ITを活用した解決方法を探すことにしました」(株式会社ハウズ代表取締役 岩井昭治氏)
 「パンフレットやネットでも情報を集めましたが、最終的にはセミナーなどで担当者の方に直接話を聞くことにしました。マイナンバーや、それに関連したIT関連の話題はかなり複雑。初心者にとって、文字だけで全てを理解するのは大変です。しかし、セミナーなら初心者向けにかみ砕いた話をしてもらえますし、分からない点を質問することもできますから。
 マイナンバー対策は、企業にとって大きな課題です。もし個人情報が漏れると罰則を受けるだけでなく、自社の信用問題にも直結します。当社は、独立行政法人の都市再生機構(UR)関係の仕事に多く携わっています。万が一情報漏洩を起こすと、こうしたお客さまとの取引にも大きな悪影響が出てしまうでしょう」(株式会社ハウズ専務取締役 柳沢直子氏)

ハウズの代表取締役を務める岩井氏(左)とマイナンバー対策を進めている柳本氏(右)
ハウズの代表取締役を務める岩井氏(左)とマイナンバー対策を進めている柳本氏(右)
(左)「会社を大きくするためには、情報処理などの基盤を整えることが大切だと考えています。そこで、ここ1〜2年の間に急ピッチでIT化を進めているのです」(岩井氏)
(右)「情報漏洩を起こすと、企業の信用問題になってしまいます。早い段階で、きちんと対策をしておくことが大事だと思っていました」(柳本氏)

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