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会議リーディングツールの使い方

オフィス機器 2016/02/26

会議を行う目的は何でしょうか?また会議の効果を考えたことはあるでしょうか?関係者の貴重な時間と場所を割く会議は、生産性の高いものでなくてはなりません。今回は会議の進行をスムーズに行うために、様々なツール(道具)がありますが、その中で主なツールの使い方をご説明しましょう。
(本記事は株式会社日本能率協会コンサルティング「営業・マーケティングの知恵ぶくろ」に掲載された記事を転載したものです)

視聴覚機器の活用方法

 プレゼンテーションで伝えたいことや、方針などの理解を徹底させるツールとして、視聴覚機器があります。視覚だけ聴覚だけの場合と比べて、視聴覚を同時に使ったプレゼンテーションは、相手の記憶力を何倍も高めることができます。したがって、視聴覚機器の特徴をつかみ、ケースに合った最適なツールを使用することは、プレゼンテーションを行う上で大変重要です。また、話をしただけでは理解しにくい、話の内容が伝わらない、参加者の注意を集中させたい、ポイントを絞り、短時間でプレゼンテーションをしたい・・・。このような場合にも、視聴覚機器が役立ちます。特に、営業方針内容をよく理解させたいときや、営業活動実態を踏まえた課題解決策の検討などには、効果的です(例えば、新商品の訴求ポイントを示す、外出先での活動をビデオに撮って見せる)。一般的に視聴覚機器と呼ばれるものには、プロジェクター、ビデオなどがあります。どの機器を活用するかは「1.伝達したい内容、2.参加人数、3.会場の広さ、4.他のツール」との組み合わせ などを考えて選びます。主な機器の特徴を示すと、以下の通りです。

1.プロジェクター
 ・メンバーの目を画像に集中しやすく、説明効果があがる
 ・パソコンを機器に直接つないで、作成した資料などを印刷せず拡大して示すことができる
2.ビデオ
 ・動きがある画像なので、イメージでき理解しやすい
 ・参加メンバーが気楽に見ることができる

 どの視聴覚機器を使うにしろ、あらかじめテストを行い、機器の故障をチェックしておく必要があります。

ホワイトボード・黒板の活用方法

 ホワイトボード(または黒板)は、討議やプレゼンテーションを行うときの必須ツールと言えるでしょう。討議が始まるときに目的を示したり、討議中や終了後メンバーの発言を要約したり、まとめたりするときに、簡単に使用できます。視聴覚機器の場合は、事前に機器の準備や点検をする必要がありますが、ホワイトボード(または黒板)なら、ほとんどのところに備えつけられているため、使い方次第で、討議やプレゼンテーションの成果が変わります。

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 大きなホワイトボード(または黒板)を使う場合は、3つに区切って左側から順番に書くようにします(上図参照)。横書きで、1行20文字くらいを目安にします。字の大きさは、参加メンバーの一番後ろの人が見えるような大きさで書きます。
 次の話に移っても、前に書いたところはすぐに消さず、全員の反応を見てから消します。そして、消すときは、漏れがないようにきれいに消します。小型のホワイトボードは、多人数(40人以上)の出席がある場合には向かないので、注意して使います。参加者全員に見えないのでは、説明の効果も半減してしまうからです。

説明用資料の活用方法

 会議やプレゼンテーションで一番よく使われるのが、印刷資料です。この資料をどう使うかも、成功を決める大きな要因の一つです。そのポイントをあげてみましょう。

1.行間にある「心(意図)」を伝えているか
 説明用資料をただ棒読みしたのでは、無駄な時間を使うことになり、参加者も退屈し、何のために説明されたのか疑問を抱きます。資料で十分に伝えきれない心・・・何を意図しているのか・・・を、表現する必要があります。に、資料内容をなぞった説明では、参加者と説明者のコミュニケーションが満たされないでしょう。説明者は、文章の行間にある心を伝えることに、時間を費やすことが重要です。

2.参加者のレベルに合わせた資料の説明になっているか
 説明するからには、説明者の気持ちが相手に正しく伝わってこそ、成果があったと言えます。そのため、説明者は、聞き手がどういう立場にいる人か、どういう経験あるいはスキルレベルの人かを、十分に把握しておく必要があります。新人に説明するのに、専門的な用語や表現をしても、相手は理解できずに、ただ聞かされているという印象を持つだけです。相手の立場に立った言葉を使って説明することが重要です。そのためには、説明する人が資料の中身を十分理解して、様々な表現ができるようにしておくことです。

テキストの活用方法

 部下を指導したり、社内勉強会を行ったりするときに、テキストを作成し、それを使うことがあります。そのときの留意点を、いくつかあげてみます。

1.部下のレベルに合った内容であるか
 目的がどんなにすばらしいものでも、活用するテキストの内容に難しい表現が多く、横文字や専門用語が頻繁に使われていると、部下は理解できません。資料する人がわかるレベルの表現になっているかどうかを、第一のチェックポイントとしましょう。

2.段落を区切った章立てになっているか
 テキストを活用して指導を行うときは、ただ読むだけでは理解できないということを、十分踏まえておくことが大事です。テキスト内容がダラダラとしていては、理解できません。マネージャー自身が内容を組み直して、適当な段落をつけ細かく章を区切って、内容を簡潔にしておきます。

3.書き込める余白を設けているか
 テキストにしたがって説明を聞いた後、気づいたことを書き込めるように余白を設けておきます。できれば(テキストが縦型の場合)左側に内容が印刷してあったら、右側に余白を作っておきます。

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株式会社日本能率協会コンサルティング シニア・コンサルタント 笠井 和弥)

企業プロフィール

株式会社日本能率協会コンサルティング
日本の経営コンサルティングの草分けである日本能率協会コンサルティング(JMAC)は多くの企業と向き合う中で、文化や習慣の違いを超えて、国内や海外を問わず通用する独自の経営管理技術を確立。クライアントの中にある本質的な力を引き出しながら問題解決につなげていく。 コンサルティングの現場で得た経験や知見、問題解決の視点などを、それぞれコンサルタントがコラムにて連載中!

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