部下を上手に動かすコミュニケーション 〜説明の仕方〜

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部下を上手に動かすコミュニケーション 〜説明の仕方〜

情報共有システム・コミュニケーションツール 2015/12/18

上司と部下の適切なコミュニケーションは、営業マンに適切なアドバイスを与えらたり、モチベーションを高められたり、営業成績に直結する大切な要素である。今回からは、営業マネージャーが部下を上手に動かす“コミュニケーション”のポイントについて、連載形式で解説したい。
(本記事は株式会社日本能率協会コンサルティング「営業・マーケティングの知恵ぶくろ」に掲載された記事を転載したものです)

部下に対する説明の仕方を理解する

 マネージャーは、あらゆる場面で、仕事の内容について部下に説明する機会がありますが、そのやり方が一方通行になっていることが意外と多いようです。その原因を考えてみると、講義のように構えて話すので、聞く方も同じようにかしこまってしまい、「聞く」というより「聞かされている」形になっているのです。

 説明するときのポイントを以下にあげますが、要は、いかに日常の延長線上でフランクに話せるかです。

1.相手が話の内容を理解しているかどうかを確かめながら話す
 話していることを相手がよく理解しているかどうか、その態度や表情を見ながら確かめます。目線があちこちに移り、うなずきが少なかったら、ほとんど理解していない、話に興味を示していないと言えるでしょう。そういうときは、決して焦らず、一人ひとりの目を見ながら、理解度を確かめます。

2.説明の途中で質問したり、質問させたりする
 内容をどの程度理解しているかを判断するために、節目で相手に質問を投げかけ、発言させてみます。突然質問しても、発言しないことも多いので、あらかじめ最初に「わからないことがあったら質問するように」と言っておいたり、職場のムードメーカー的な人に、質問するように頼んでおいたりします。

3.説明が単調にならないように、メリハリをつける
 話を聞く方からすると、ダラダラとした話ほどウンザリすることはありません。このことは、話を聞かされた人なら誰でも同じでしょう。人間が人の話を集中して聞いていられるのは、10〜15分と言われています。このような人間心理を十分に理解して、話をする人は、説明の仕方を工夫する必要があります。そのために良い方法として、相手が経験したり、身近な人たちが経験した具体例を入れるとか、たとえ話を使ったりして、興味を引きつけるようにします。人間は、身近なことには関心があるものです。

4.聞き手によって、話し方を変える
 同じことを説明するのだからと、誰にでも同じ話し方をするのは、相手のことを全く理解していないからです。相手の経験、能力、性格、年齢はもちろん、今置かれている相手と自分の立場、相互の信頼関係などを考慮して、相手にアピールする話し方をする必要があります。

5.話だけでなく、資料を活用する

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 人間は、人の話を聞くときに、「話を聞くだけ」「資料を示されるだけ」「資料を示され、話を聞く」と、段階によって、それ以後頭の中に残る割合が違ってきます(上図参照)。 話を聞くだけだと、3時間後には70%残っていますが、3日経過すると10%しか残らないのです。これが、資料を示しながら話すと、聞いた方は、3日後も65%が頭の中に残ります。話を聞いただけの、実に6.5倍です。このことからもわかるように、特に重要と思われる内容については、できるだけ資料を示して、それを使いながら説明することです。

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   (株式会社日本能率協会コンサルティング シニア・コンサルタント 笠井 和弥)

企業プロフィール

株式会社日本能率協会コンサルティング

日本の経営コンサルティングの草分けである日本能率協会コンサルティング(JMAC)は多くの企業と向き合う中で、文化や週刊の違いを超えて、国内や海外を問わず通用する独自の経営管理技術を確立。クライアントの中にある本質的な力を引き出しながら問題解決につなげていく。

コンサルティングの現場で得た経験や知見、問題解決の視点などを、それぞれコンサルタントがコラムにて連載中!

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