「なぜ!?導入したのに使われない!」ここから見直そう!グループウェアの活用法

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「なぜ!?導入したのに使われない!」
ここから見直そう!グループウェアの活用法

2015/12/08

 社内での情報共有を支援し、業務の効率化までをもたらしてくれるグループウェア。しかしグループウェアを導入したにも関わらず、“どうも自社ではうまく使いこなせていないのでは?”と感じている企業も少なくない。そのモヤモヤの理由は、相応の初期コストや月額コストをかけているにも関わらず、一部の機能もしくは一部の人にしか使われていないという状況に起因しているようだ。
 ここでは既存ユーザが今一つグループウェアを使いこなせていない原因を明らかにするとともに、積極的にグループウェアを活用している企業の事例をご紹介する。自社の現状と照らし合わせて、是非今後のグループウェア活用のヒントにしていただければと思う。

グループウェア

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1心当たりはない?グループウェアをうまく使いこなせていない4つのワケ!

 あるグループウェアベンダにユーザ企業から寄せられる相談の中で一番多いのが、“従業員がグループウェアに書き込んでくれないが、どうすればいいか?”という声だという。そもそも情報共有ツールであるグループウェアに何の情報も存在しなければ、グループウェアは無用の長物と化してしまう。 
 
 ではなぜせっかく導入したにも関わらず、社内で使われていない状況が生まれてしまっているのだろうか。それには大きく4つの理由が考えられる。

1-1【その1】そもそも経営トップが、使っていない!

 まず一番大きな理由として挙げられるのが、経営トップ自身がグループウェアをほとんど使っていない現状があることだ。“情報共有のためのツールは入れた、後は皆で使いこなして効率化を図り、我が社の業績を上げてくれ”というスタンスでは、誰もついてはこないだろう。
 やはり経営トップ自らが積極的にコミットし、進んで情報を発信するとか、従業員の活動内容や日報に対してコメントするといった姿勢を見せることが肝要だ。企業経営者やマネジメント層がグループウェアを使うと現場も利用しやすくなるのは間違いない。まずは年始などの決意表明や社内への通達事項、あるいは社員のアクションに簡単なコメントを返すところからでもいい。グループウェアに対する経営トップの自発的、能動的な関わりが求められる。

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