ワークフローツール、連携次第でこんなに効果が!関連ツールあれこれ

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ワークフローツール、連携次第でこんなに効果が!
関連ツールあれこれ

2015/11/04

 グループウェアや文書管理システム、会計ソフトなど、他のツールとの連携により業務改善・業務効率化といった効果の大幅な向上が期待できるのがワークフローツール。これからワークフローの導入を検討するにあたって他ツールとの連携を模索している企業も多いのではないだろうか。そこで本稿では、最新のワークフローツールが各ツールとどのように連携するのか、そして連携することによって生まれるメリットを紹介することにしたい。

ワークフロー

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1ワークフローツール/システムとの連携で効果を発揮しやすい業務システム

 ほとんどのワークフローツールが連携機能を備えているが、その中でも連携効果の高いツールについて見ていくことにしよう。

1-1グループウェア

 コミュニケーション&コラボレーションの中核として機能し、ユーザごとに向けた情報提供が行える上、文書保管の機能まで備えているものも多いグループウェア。このようなグループウェアとの連携機能は、各ベンダがワークフローツールの売りとして強調している。連携可能なグループウェアは、Office 365やGoogle Apps、サイボウズガルーン、desknet's NEOなど、ツールによって様々だ。これら主要なサービスごとに別個の連携モジュールが用意されているような製品もある。現在、主要なグループウェアはSaaSのクラウドサービスとして提供されているものがほとんどであるため、ワークフローツール側も必然的にクラウド連携機能として提供することが多い。
 グループウェアとの連携機能の入り口としてまず挙げられるのがシングルサインオンだ。すべてのユーザが出勤時に必ずログインするような使われ方が一般的なグループウェアなだけに、そのログインと同時にワークフローツールにもログインさせることは両ツールの一体運用の基礎となると言ってもいい。グループウェアへのログイン時に、ユーザのポータル画面上にワークフローに関する新着情報、申請書一覧や承認待ち一覧を表示できるようなワークフローツールもある(図1)。このようなツールの場合、グループウェアの画面からそのまま直接決裁も行えるので、決裁を忘れないようにできるだけでなく、システムを切り替える手間もかからない。また、グループウェアの画面とワークフローの画面とをタブ1つで切り替えられるようなものもある(図2)。

図1 グループウェアのポータル画面にワークフロー新着情報の一覧が表示される
図1 グループウェアのポータル画面にワークフロー新着情報の一覧が表示される
グループウェアとの連携によりシングルサインオンが可能に。ログイン時にはグループウェアのポータル画面にワークフロー新着情報も表示される。
資料提供:シヤチハタ
図2 グループウェアのタブをクリックで、ワークフロー画面に切り替えが可能
図2 グループウェアのタブをクリックで、ワークフロー画面に切り替えが可能
グループウェアとワークフローの画面がタブクリック1つで切り替えられる。
※「MajorFlow」はパナソニックネットソリューションズが提供する、ワークフローツールの名称
資料提供:パナソニックネットソリューションズ

 文書保管機能を備えたグループウェアと連携するツールの中には、一度フローを完了した文書を自動的にグループウェアのキャビネット等に格納できるものもある。更に、グループウェアで利用しているグループ情報やユーザ情報をワークフローツールにインポートして再利用可能な製品もある。

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