こんなハズでは…ワークフローツール導入後の“課題あるある”から、製品の見極め術を学ぶ!

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こんなハズでは…ワークフローツール導入後の
“課題あるある”から、製品の見極め術を学ぶ!

2015/11/02

 ワークフローは1度導入すると多くの部署の業務に浸透するのでなかなかリプレイスするのが難しい。しかしながら大幅な業務効率化やコスト削減効果を期待して導入してはみたもののうまく使いこなせず、ユーザ部門から不満の声が上がってしまうといった事態にも陥りやすいので注意が必要だ。そこで本稿では、ワークフローツールを導入した企業が直面しがちな課題を紹介するとともに、そうした課題を解決もしくは避けるためのヒントを示したい。

ワークフロー

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1導入後に発生しがちなワークフローツール/システムの主な課題とは

1-1夢を抱きすぎて現実とのギャップに唖然……

 まず、よくあるのが“紙の書類を何もかも電子化すれば業務効率が200%もアップ!”などと、ワークフローツールに夢を抱きすぎて導入した結果、理想と現実とのギャップに阻まれて失敗してしまうケースだ。例えば、当初は取引先との受発注の承認決裁にワークフローツールを使いたいと意気込んで導入してみたものの、関連する書類があまりにもたくさん存在しているため、すべてを電子化して回覧する方が逆に手間がかかってしまうと判明。結果、従来ながらの紙ベースの業務フローに戻ってしまうといった失敗例がしばしば見受けられるようだ。この場合、ベンダによる書類の電子化サービスもあるが、こうしたサービスを使うにしてもそれなりのコストが発生することになる。そこまで含めて投資対効果があるのかどうか、あらかじめ検討しておく必要がある。

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