さらば、紙の領収書…電子帳簿保存法改正に対応するツボ

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さらば、紙の領収書…電子帳簿保存法改正に対応するツボ

2015/10/13

 企業のIT活用によって、業務の効率化とリードタイムの短縮が進んでいる。例えば、一般的な書類の多くはデジタルデータとして作成され、そのまま処理が行われている。しかし、紙で発行された領収書や契約書といった「税務関係書類」の電子化は遅々として進まなかった。

 これを阻んでいたのが「電子帳簿保存法」によるスキャナ保存の厳しい要件だ。ところが、平成27年度税制改正の大綱でこの方針が大きく転換。2015年9月30日に施行された同法の改正により、スキャナ保存のハードルが一気に下がった。

 本稿では、今回の規制緩和が企業にもたらすメリットと、税務関係書類の電子化への対応ポイントを解説する。

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1税務関係書類のスキャナ保存に踏み切れなかった3つのカベ

 これまで領収書や契約書といった税務関係書類のスキャナ保存による電子文書化がなかなか進まなかった理由はさまざまだ。いざ紙からデータへの変換に取り組もうとすると次のようなカベが立ちふさがったのだ。

1-1「本当にこの書類を捨ててもいいの?」という不安

 ファイリングキャビネットが書類で圧迫される一方だ、不要な書類は整理したい。こう考える企業は多い。だが、電子保存を進めようとすると「本当に紙の書類を捨ててしまっても構わないのか。よく分からない」という“カベ”に突き当たってしまう。

 例えば「○年間保管すること」と決められた書類を電子化しようとする際、その根拠が社内規程によるものなのか、法律によるものなのかが分からない。その結果、紙で残すべき書類と捨てても構わない書類との分類ができず、「ヘタに手を付けないほうがいい」となってしまっていた。

図1 企業内に存在する紙文書の種別
図1 企業内に存在する紙文書の種別
資料提供:株式会社PFU

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