取締役会に5時間かけていた準備が、ほぼ0に!

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取締役会に5時間以上かけていた会議準備が、ほぼ0に!

2015/12/21


 会議に資料はつきものだ。企業によっては、会議のたびに膨大な紙の資料を用意しているところもあるだろう。しかし、紙や印刷にかかるコストはばかにならないし、印刷や製本、配布にもかなりの時間が必要。そして、資料の保管やシュレッダー処理などにも、余計な手間がかかってしまう。こうしたことから、タブレット端末などを活用した「ペーパーレス会議システム」の導入を考えているところは少なくないはずだ。
 今回紹介するのは、USBハブで接続した25台のiPadに、会議用資料を一斉配布している企業。どんな観点で導入サービスを選び、どう運用しているのかレポートしよう。

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導入企業プロフィール

ケネディクス株式会社
従業員数/連結266人、単体110人(※2014年12月末現在)
売上高/262億1200万円(2014年12月期)
事業内容/REITや私募ファンドのアセットマネジメントサービス
企業サイトへ

導入製品・ソリューション

iPad用USBハブ「USB-haco10」+iPad用収納・充電カート「Tablet*Cart SMALL」+ AppleiTunes
エム・ティ・プランニング株式会社+Apple Japan
企業サイトへ
http://www.apple.com/jp/itunes/


課題 導入システム 効果

 取締役会用の資料準備に、月平均11時間もかかっていた。資料がモノクロで読みづらい点も悩みの種だった。

 25台のiPad Air2と、iPad用USBハブ「USB-haco10」+iPad用収納・充電カート「Tablet*Cart SMALL」(エム・ティ・プランニング株式会社)と iTunes(Apple Japan)を活用したペーパーレス会議システムを導入。

 会議資料の準備にかかる時間が大幅に削減できた。また、資料をカラーのまま表示できるため読みやすくなった。


1

取締役会のたびに、平均5.5時間かけて資料を準備

■多い時は、1500枚以上の資料を印刷していた

 ケネディクス株式会社は、個人投資家や国内外の機関投資家などから集めた資金でオフィスビルなどの不動産を購入し、収益を分配する「J-REIT(不動産投資信託)ビジネス」と、機関投資家からの運用受託を行う「私募ファンドビジネス」を手がけている企業。2015年現在で総額約1.6兆円を超える受託資産残高を有する、有力な不動産アセットマネジャーだ。

 以前、同社では「取締役会用の資料準備に時間がかかりすぎる」という課題を抱えていた。取締役会は、月に2回のペースで開催。参加メンバーは20人あまりなので、会議ごとに紙の資料を予備も含め25部印刷していた。1部あたりのボリュームは30ページ程度で、多い時は、60〜70ページに達することも。つまり、平均で毎回750枚、多いときは1500枚以上を印刷しなければならなかったのだ。

 これだけのページ数になると、印刷だけで1.5〜2時間くらいはかかる。また、資料の中にはA4ではなく、A3で印刷しなければならないページも含まれているため、印刷だけでなく製本の作業も煩雑だった。更に、印刷の前には、関連部門から送られてきたPDFなどのファイルをチェックし、書類の縦横を合わせて読みやすくするなどの作業も発生。こうした一連の

図1 取締役会の度に膨大な資料を印刷
図1 取締役会の度に膨大な資料を印刷
紙で印刷していた頃の会議用資料。コストの関係でモノクロ印刷だったため、グラフなどが読みづらいこともあったという。また、A3サイズの大きな用紙に印刷するしかないページも少なくなかった。A4とA3が混在し、しかもページ数が多かったため、ホチキス留めなどの作業は通常より面倒だった。

業務は、取締役会1回につき、平均5.5時間かかっていたという。
 会議資料をペーパーレス化し、資料準備にかかる時間を短縮しようという提案は、以前から持ち上がっていた。他社の社外取締役を兼務しているケネディクスの取締役が、その企業でペーパーレス会議を目の当たりにしたのがきっかけだった。そして14年11月、総務・人事部総務チーム兼情報システムチームマネジャーを務める市川勇多氏がペーパーレス会議のプロジェクトを担当することになり、検討が本格的にスタートした。

担当者のナマ声:ペーパーレス会議の導入には多くの利点があると判断

 「以前は取締役会の資料を準備するのに、担当者が1回あたり5.5時間もかけていました。つまり、毎月11時間もの作業が発生していたわけです。これを削減したいという意見は、以前から出ていましたね。また、印刷枚数が多く、カラーコピーではコストがかかりすぎるため、会議資料はモノクロで印刷するのが常。しかし、複雑なグラフなどは読みづらくなってしまい、取締役会の参加者には不評でした。そこで、紙の資料を廃止し、タブレット端末上で資料を配付するという基本方針が立てられたのです。
  iPadなどタブレット端末の画面サイズは、10インチ(縦約20cm×横約15cm)程度のものが普通です。A4サイズの紙(縦約30cm×横約21cm)に比べると狭いため、読みみづらくなるのではないかという不安はありました。しかし、紙の資料を印刷する手間

やコストが削減でき、モノクロではなくカラーの資料を読めるようになるのは利点。また、小さな文字で印刷されたページも、タブレット端末なら画面を拡大して読めます。ペーパーレス会議には、デメリットを大きく上回るメリットがある。そう考え、導入への取り組みをスタートしました」(ケネディクス株式会社 総務・人事部総務チーム兼情報システムチームマネジャー 市川勇多氏)

プロジェクトを主導した市川氏(左)
プロジェクトを主導した市川氏(左)

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2

セキュリティやトラブル防止を考え、有線接続型を選択

■25台程度の端末を一気に同期できることが不可欠だった

 市川氏は「ペーパーレス会議」などのキーワードで検索を行い、情報を収集。3社ほどの製品をピックアップした。これらを比較する際に重視していたのは2点。

(1)少なくとも25台程度の端末を同時に接続し、データを一気に同期できること

 取締役会の参加人数は22人程度。将来、人数が増える可能性などを考え、20台前半までしか同時接続できないサービスは候補外とした。

(2)トラブルをできるだけ少なくするため、タブレット端末を有線で接続・同期できること

 無線LANを使ったペーパーレス会議システムの場合、ネットワークトラブルが起こると、自社サーバ上に置かれた会議資料が見られなくなる危険性がある。重要な取締役会がトラブルでストップする事態を避けるため、有線接続できるシステムが望ましかった。また、セキュリティの面でも、無線より有線の方が安心感を持てたという。

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